Project Manager Digital Solutions
Benjamin Barth
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E-Mail: benjamin.barth@zaechel-int.com
Case Study | dena Veranstaltungsmanagement
Die Deutsche Energie-Agentur (dena) GmbH organisiert jährlich diverse Veranstaltungen zu relevanten Themen der Energiebranche. Seit 2003 wird die Veranstaltungs- und Teilnehmerverwaltung durch ein individuell entwickeltes Online-System erleichtert.
Zaechel International hat nicht nur das System entwickelt, sondern übernimmt darüber hinaus auch das klassische Teilnehmermanagement. Dies beinhaltet neben der Abwicklung aller buchhalterischen Belange auch das Einlassmanagement und die Gästebetreuung vor Ort beim jährlichen dena-Energieeffizienzkongress.
Der Kunde
Im Jahr 2000 gegründet, fungiert die Deutsche Energie-Agentur als Schnittstelle zwischen Politik, Wirtschaft und Gesellschaft. Sie gilt als „Kompetenzzentrum für Energieeffizienz, erneuerbare Energien und intelligente Energiesysteme.“
Die Aufgabenstellung
Für das Teilnehmer- und Veranstaltungsmanagement war die dena auf der Suche nach einem verlässlichen Partner zur organisatorischen Unterstützung – von der digitalen Anmeldung der Teilnehmer bis hin zur Einlassregelung vor Ort.
Die Herausforderungen
Das System sollte es möglich machen, alle Schritte des Teilnehmerhandlings abzuwickeln und zudem von der dena eigenständig zu verwalten sein.
Da jede Veranstaltung spezielle Anforderungen an den Einladungsprozess und das Teilnehmerhandling hat, muss das System entsprechend flexibel und individuell gestaltet sein.
Die Umsetzung
Innerhalb von 6 Monaten wurde ein Corporate Design konformes System entwickelt, welches individuelle
Online-Anmeldemasken zur Einbindung auf der dena-Website bereitstellt. Dabei ist der automatische Versand von Anmeldebestätigungen, Rechnungen und Gutschriften integriert. Die diversen Buchungs- und Preisoptionen sind pro Veranstaltung flexibel gestaltet. Alle Gastdaten werden in einer eigenständigen Datenbank gespeichert und als Live-Übersicht der Anmeldungen bereitgestellt. Die verschiedenen Mitarbeiter der dena nutzen das System mit spezifischen, auf ihren Arbeitsbereich zugeschnittenen, Zugriffsrechten.
Zaechel International ist darüber hinaus für die Überprüfung der Zahlungseingänge sowie das Mahnwesen zuständig und steht den Teilnehmern bei Rückfragen als kompetenter und freundlicher Ansprechpartner zur Verfügung.
Beim jährlichen dena-Energieeffizienzkongress mit rund 1.000 Teilnehmern übernimmt Zaechel Int. das digitale Einlassmanagement sowie die Gästebetreuung.
