「出欠しゅっけつ確認かくにん地獄じごく」よサヨウナラ、Webフォームで「どこでも楽らくに仕事しごと」をしよう（1/2 ページ）

[西田にしだ宗そう千佳ちか，ITmedia]

　テレワークとはなんだろう？

　筆者ひっしゃはその本質ほんしつを「座すわっていなければ仕事しごとにならない」「面倒めんどうな作業さぎょうを積つみ重かさねるのが仕事しごと」という状況じょうきょうからの脱却だっきゃくだと思おもっている。

　では、その方法ほうほうにはいろいろなアプローチがあるのではないか？　別べつにビデオ会議かいぎやチャットベースのコミュニケーションばっかりがテレワークではない。ちょっと工夫くふうするだけで、いろいろな人ひとが楽らくになる手法しゅほうは全すべて「テレワークに通つうじる」といっていいのではないか。

　というわけで、筆者ひっしゃが日常にちじょう的てきに思おもっていることを書かく。それは「メールで集合しゅうごうの日時にちじや参加さんか者しゃを集計しゅうけいするの、止とめません？」ということ。Webベースのフォームサービス活用かつようのお勧すすめである。

メディア関係かんけい者しゃを悩なやませる「出欠しゅっけつの連絡れんらく」

　筆者ひっしゃのような報道ほうどう関係かんけい者しゃは、日常にちじょう的てきに大量たいりょうの「発表はっぴょう会かいのお知しらせ」を受うけ取とる。そういうメールが1日にちに何なん本ほんあるかは数かぞえたことがないが、週しゅうに4、5本ほんは出席しゅっせきしていてその数すう倍ばいはあるのだから、まあようは「いっぱい」あるのだ。

　そして、それら全すべてに共通きょうつうしているのが「出欠しゅっけつの連絡れんらく」だ。連絡れんらくしないで行いくこともできるし、連絡れんらくが不要ふようなパターンも多おおいのだが、連絡れんらくせずに行いって会見かいけん場じょうへ入いれなくても文句もんくは言いえない。だから可能かのうな限かぎり出欠しゅっけつの連絡れんらくは入いれる。

　しかし、これがとにかく面倒めんどうだ。

　メールにて出欠しゅっけつを返かえすわけだが、メールを返信へんしんして「社名しゃめい、媒体ばいたい名めい、代表だいひょう者しゃ名めい、参加さんか人数にんずう、カメラ種別しゅべつ、連絡れんらく先さき」を書かいて返答へんとうしないといけない。毎回まいかい、どこに対たいする返答へんとうも同どうじのに、書式しょしきや返事へんじの内容ないようの齟齬そご（そご）もあるので、単純たんじゅんにコピペというわけにもいかない。

　テキストで回答かいとうフォームを付つけてくるところもあるが、結局けっきょくコピペして必要ひつような場所ばしょを埋うめないといけない点てんに変かわりはない。

　先方せんぽうはもちろん「良よかれ」と思おもってやっているのだが、そうしたフォームが皆みな「貴社きしゃ名めい」「貴き媒体ばいたい名めい」になっているのも面倒めんどうだ。そのまま返かえすのがどうにも気きになるので、「貴たか」を削けずる手間てまがかかる。（これはまあ、気きにせず返かえせばいい、という話はなしもあるかもしれない。でも、紙かみの時代じだいに「行くだり」を線せんで打うち消けして「様さま」にする作業さぎょうよりは面倒めんどうだと思おもうのだが……）

　さらに、もっと面倒めんどうなところになると「ファクスで返答へんとうを」になる。私見しけんだが、芸能げいのう関係かんけいの会見かいけんはいまだファクスの場合ばあいが多おおい。勝手かってにメディアに流ながし、メディア側がわもそれをコピーして現場げんば担当たんとう者しゃが持もっていく……なんてワークフローだからだろう。我わが家やにもはやファクスはないのだが（受信じゅしん環境かんきょうも数すう年ねん前まえに撤廃てっぱいしている）、年としに数すう回かい、そういう会見かいけんのためにクラウドからファクスを送おくっている。

返答へんとうする側がわだけでなく「集計しゅうけいする側がわ」も大変たいへん

　こうしたことは「私わたしたちメディアの側がわ」が面倒めんどうなことである。

　だが何なにより、本質ほんしつはまた違ちがうところにある。そうやってメール本文ほんぶんへのテキスト書かき込こみやファクスで集あつめた出欠しゅっけつは、別途べっと「集計しゅうけいしないといけない」のだ。これはどう考かんがえても、出欠しゅっけつを出だす側がわより面倒めんどうだ。コピペしてExcelなどにまとめ、リストにして再さい管理かんりするわけなのだから。ファクスだったら「手打てうち」で再さい入力にゅうりょくだ。

　何なにて面倒めんどうな！

　小ちいさい発表はっぴょう会かいでも参加さんか者しゃは数すう十じゅうに達たっする。大おおきな会見かいけんなら200〜300といったメディア関係かんけい者しゃが集あつまる。その出席しゅっせき者しゃリストを作つくるのに、大量たいりょうのメールからちまちまとコピペを続つづけ、時ときには手打てうちでまとめるのは、かなり大変たいへんな作業さぎょうのはずだ。少すくなくとも、スマホだけでサクサクできるような作業さぎょうではなく、机つくえに貼はり付ついて働はたらく必要ひつようがある。

　こういう作業さぎょうは、広報こうほう関係かんけい者しゃに限かぎったものではないだろう。企業きぎょう内ないでの勉強べんきょう会かいや会合かいごうのとりまとめ、果はては飲のみ会かいや結婚式けっこんしき二に次じ会かいの幹事かんじまで、必かならず必要ひつようになる。「PCがないとめんどくさい作業さぎょうの筆頭ひっとう」ではないだろうか。

　でも、いつまでもコピペしていていいのだろうか？　そんなことは1990年代ねんだいから変かわらないやり方かたではないか。もちろん、今いまは別べつのもっと効率こうりつ的てきなやり方かたがある。