仕事しごとに差さがつく！阿久津あくつ良和よしかず「Office 365のスゴ技わざ」第だい21回かい

スマホアプリで現場げんばから出退勤しゅつたいきん報告ほうこくができる

Officeの非ひオフィスワーカー向むけ機能きのう、シフト勤務きんむを管理かんりする「StaffHub」

2018年ねん02月がつ15日にち 13時じ00分ふん更新こうしん

文ぶん● 阿久津あくつ良和よしかず　編集へんしゅう ● 羽野はの／TECH.ASCII.jp

本ほん連載れんさいは、マイクロソフトのSaaS型がたデスクトップ＆Webアプリケーション「Office 365」について、仕事しごとの生産せいさん性せいを高たかめる便利べんり機能きのうや新しん機能きのう、チームコラボレーションを促進そくしんする使つかい方かたなどのTipsを紹介しょうかいする。

　Office 365を使つかいこなして仕事しごとを早はやく終おわらせたい皆様みなさまにお届とどけする本ほん連載れんさい。第だい21回かいはスタッフのシフト管理かんりに特とく化かした「StaffHub」を取とり上あげる。

出で退ずさ管理かんりや休暇きゅうか申請しんせいもアプリから実行じっこう可能かのう

　工場こうじょうなどで働はたらく非ひデスクワーカー（ファーストラインワーカー）向むけソリューションとして、Microsoftは2017年ねん1月がつに「StaffHub」をリリースした。当初とうしょは教育きょういく機関きかん向むけを含ふくむOffice 365 K1/E1/E3/E5プランで提供ていきょうしていたが、2017年ねん9月がつに開催かいさいしたMicrosoft IgniteでF1プラン(旧きゅうK1)を発表はっぴょうしている。その関係かんけいからStaffHubの提供ていきょう範囲はんいをMicrosoft 365 BusinessおよびOffice 365 Business Premiumプランにも拡大かくだいした。

1. Microsoft 365 BusinessおよびOffice 365 Business Premiumでも利用りよう可能かのうになった「StaffHub」

　Office 365が提供ていきょうするソリューションの多おおくはデスクワーカーを対象たいしょうにしているが、MicrosoftはIT技術ぎじゅつの恩恵おんけいを広ひろく受うけ取とるべきだと、メールやYammer、SharePointなどを利用りようできるK1プランを用意よういしてきた。その主軸しゅじくと言いえるのがファーストラインワーカーのスケジュールやタスク管理かんり、コミュニケーションなどを可能かのうにするのがStaffHubである。Office 365アカウント（職場しょくばまたは学校がっこうアカウント）でサインインして、チームメンバーの名称めいしょうや携帯けいたい電話でんわ番号ばんごうまたはメールアドレスを登録とうろくし、タイムゾーンを選択せんたくすれば設定せってい完了かんりょう。後ごは参加さんか者しゃを招待しょうたいし、各自かくじモバイルアプリを取得しゅとくすればよい。

2. PC側がわのStaffHub。「スケジュール」には、参加さんか者しゃやタイムテーブルが並ならぶ」

　管理かんり者しゃは参加さんか者しゃの電話でんわ番号ばんごうを使つかって招待しょうたいSMSを送信そうしんし、参加さんか者しゃはSMSに書かかれたリンクからスマートフォンのアプリケーションをダウンロードする。サインインにはOffice 365アカウントおよび携帯けいたい電話でんわ番号ばんごうが必要ひつようになるので、管理かんり者しゃは事前じぜんにメールアドレスを用意よういしなければならない。基本きほん的てきな管理かんりはWeb上じょうで行おこない、シフト管理かんりや業務ぎょうむに関かんする特定とくていの活動かつどうをあらかじめ作成さくせいしておく。管理かんり者しゃおよび参加さんか者しゃはスマホアプリ版ばんStaffHubで操作そうさする流ながれだ。

3. 管理かんり者しゃから招待しょうたいされると、参加さんか者しゃはスマホアプリ版ばんStaffHubのダウンロードをうながされる

4. サインインするにはOffice 365アカウントが必要ひつようだ

5. スマホアプリ版ばんStaffHub。シフトがない日ひは何なにも表示ひょうじされない

6. Web上じょうで参加さんか者しゃのシフトを作成さくせいする

7. 業務ぎょうむに関かんする特定とくていの活動かつどうも自由じゆうに追加ついかできる

8. 後ごはWeb上じょうでシフトを個別こべつに割わり当あてていく

　ユーザーはスマホアプリ版ばんStaffHubを使つかって、シフトが始はじまる時刻じこく通知つうちや簡単かんたんなコミュニケーション、ファイルベースの情報じょうほう共有きょうゆう、休暇きゅうか申請しんせいなどを行おこなう。このようなチームコミュニケーションを促進そくしんする上じょうではSlackやMicrosoft Teamsが既すでに存在そんざいするが、それらはあくまでもチャットツールであり、StaffHubはシフト管理かんりに注力ちゅうりょくしている。

9. チームに含ふくまれる他ほかの参加さんか者しゃとは、テキストベースのチャットが可能かのう。もちろん写真しゃしんも送おくれるため、現場げんばで起おきたトラブル報告ほうこくも行おこなえる

10. 出社しゅっしゃできない場合ばあいの連絡れんらくもスマホアプリから実行じっこう可能かのう。このリクエスト内容ないようはWebページで管理かんりする

11. 先さきの休暇きゅうかリクエストを送信そうしんした状態じょうたい。応答おうとうがあるまで待機たいきとなるが、マネージャーが閲覧えつらんすると、その旨むねを示しめすメッセージが現あらわれる

12. こちらはマネージャー側がわのスマホアプリ版ばんStaffHub。承認しょうにんするか否ひかの選択せんたくが可能かのうだ

　例たとえば出で退ずさ管理かんりに使つかえるタイムレコーダー機能きのうは、出勤しゅっきん先さきの経緯けいい度どを登録とうろくすることで、スマートフォンのGPS機能きのうを併用へいようしてスタッフが本当ほんとうに出勤しゅっきんしたか管理かんりすることが可能かのうだ。蓄積ちくせきした情報じょうほうはExcelワークシートファイルでエクスポート可能かのうであり、時給じきゅう管理かんりの負担ふたんも軽減けいげんできる。StaffHubの利用りようシーンは、アルバイトの勤怠きんたい管理かんりはもちろん、部署ぶしょ内ないで担当たんとう者しゃを決きめた定常ていじょう作業さぎょうの管理かんりにも便利べんりだ。日常にちじょう業務ぎょうむの負担ふたんを軽減けいげんするための積極せっきょく的てきな活用かつようをおすすめしたい。

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