外部がいぶとの仕事しごとがはかどるOneDrive for Businessの「ファイル要求ようきゅう」

2020年ねん02月がつ13日にち 09時じ00分ふん更新こうしん

文ぶん● 文ぶん●阿久津あくつ良和よしかず　編集へんしゅう●大谷おおやイビサ

本ほん連載れんさいは、マイクロソフトのSaaS型がたデスクトップ&Webアプリケーション(以下いか、アプリ)「Office 365」について、仕事しごとの生産せいさん性せいを高たかめる便利べんり機能きのうや新しん機能きのう、チームコラボレーションを促進そくしんする使つかい方かたなどのTipsを紹介しょうかいする。

　Office 365を使つかいこなして仕事しごとを早はやく終おわらせたい皆様みなさまにお届とどけする本ほん連載れんさい。今回こんかいはOneDrive for Businessの「ファイル要求ようきゅう」に注目ちゅうもくする。

外部がいぶユーザーも安全あんぜんにファイルにアクセスできる

　昨今さっこんのビジネスは内うち製せいにとどまらず、プロジェクト単位たんいで外部がいぶ協力きょうりょく者しゃの手てを借かりることが多おおい。しかし、ファイル共有きょうゆうの場面ばめんはいまだに煩雑はんざつな場面ばめんに遭遇そうぐうする。企業きぎょうが採用さいようするクラウドストレージがアカウントの払はらい出だしに対応たいおうしていれば、期間きかんを区切くぎって外部がいぶ協力きょうりょく者しゃに提供ていきょうすれば済すむ。だが、未み対応たいおうの場合ばあいはリンクを知しるユーザーなら参照さんしょう可能かのうな共有きょうゆうフォルダーを用意よういしなければならない。誰だれでもプロジェクト関連かんれんファイルに参照さんしょうできるのであれば、コンプライアンスの問題もんだいが発生はっせいするのは火ひを見みるより明あきらかだ。そこで活用かつようしたいのが、OneDrive for Businessが2019年ねん12月から提供ていきょう開始かいしした「ファイル要求ようきゅう」機能きのうだ。

　Microsoft Ignite 2019で発表はっぴょうしたファイル要求ようきゅうは、Office 365アカウントを所有しょゆうしていない組織そしき外がいのユーザーに対たいして、ファイルのアップロードを求もとめる機能きのうである。ただし、そのままでは使用しようできず、SharePoint管理かんりセンターで「リンクを知しっているユーザー」に対たいするアクセス許可きょかを付与ふよする必要ひつようがある。まずはアップロードフォルダーの準備じゅんびから手順てじゅんを紹介しょうかいしよう。

事前じぜん設定せっていを行おこなわずにファイル要求ようきゅうを行おこなうとエラーが発生はっせいする

SharePoint管理かんりセンターの「ポリシー」で「リンクを知しっているユーザー」を選択せんたくし、ファイルおよびフォルダーのアクセス許可きょかを「表示ひょうじと編集へんしゅう」「表示ひょうじ、編集へんしゅう、アップロード」に変更へんこうする

アップロード用ようフォルダー作成さくせい後ごに選択せんたくし、メニューもしくは上部じょうぶから「ファイルを要求ようきゅうする」を選択せんたくする

次つぎにアップロードするユーザーに向むけたメッセージを入力にゅうりょくし、「次つぎへ」ボタンを押おす。内容ないようはプロジェクト名めいなど分わかりやすいものがよい

共有きょうゆう時じと同おなじく、リンクのコピーやリンクをメールで送信そうしんできる。汎用はんよう性せいを踏ふまえると、プロジェクト参加さんか者しゃ用ようメーリングリストへの直接ちょくせつ投稿とうこうや、「リンクのコピー」ボタンでURLをメールで共有きょうゆうするとよい

これでファイル要求ようきゅうの準備じゅんびは完了かんりょうした

　次つぎは外部がいぶ協力きょうりょく者しゃ側がわに回まわってファイルのアップロードを行おこなう。Office 365アカウントを所有しょゆうしている場合ばあい、氏名しめいは自動じどう挿入そうにゅうされるが、未みサインイン時じは名前なまえ入力にゅうりょくが必要ひつようになるため注意ちゅういしてほしい。