Dokumentarinnen und Dokumentare sind Informationsfachkräfte und haben die Aufgabe, Informationen und Dokumente nach Relevanz und Qualität auszuwählen, zu erschließen, aufzubereiten und nach Bedarf zur Verfügung zu stellen. Sie erstellen und pflegen Informationsspeicher, in der Regel Datenbanken. Sie recherchieren in konventionellen und elektronischen Informationssystemen und beschaffen Quellen wie z.B. Fachliteratur, Forschungsberichte, Sachinformation und andere relevante Dokumente. Sie konzipieren und organisieren Informationssysteme und Informationsflüsse (Informationsmanagement).
Ihre Arbeit, Information und Dokumentation (IuD), ist vom jeweiligen fachwissenschaftlichen Hintergrund geprägt und überschneidet sich mit den Bereichen Archiv und Bibliothek. Das Berufsbild ist vielfältig; es gliedert sich seit etwa den 1960er Jahren in die Sparten Dokumentationsassistent/in (heute Ausbildungsberuf: Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste), Diplomdokumentar/in und Wissenschaftliche(r) Dokumentar(in).
Dokumentarinnen und Dokumentare sind überwiegend als wissenschaftliche Mitarbeiter/innen in Unternehmen, Hochschul- und Forschungseinrichtungen, Fachinformationszentren, bei Parteien, Verbänden, Parlamenten und in der öffentlichen Verwaltung tätig.
Abgrenzung
Archivare beschreiben das von ihnen archivierte Material primär nach formalen Kriterien ebenso wie Bibliothekare, die prioritär eine formale Erfassung vornehmen (z. B. mit Hilfe von Klassifikationen, Systematiken - z.B. Regeln für die Alphabetische Katalogisierung (RAK) oder Dewey Decimal Classification (DDC)), während Dokumenatare darüber hinaus auf die Inhaltliche Erschließung der sog. Dokumentarischen Bezugseinheiten spezialisiert sind, d. h. mit Hilfe sog. Dokumentationssprachen (Thesauri/Schlagwortsysteme, Abstracts etc.)arbeiten und (Grund-)Kenntnisse bzw. Schnittstellenkompetenzen z. B. in den Bereichen Informationsmanagement, Informationsrecht, Informatik etc. erwerben.
Ausbildung
Wissenschaftliche Dokumentare/innen (engl.: Information Specialist/s. Vgl. Information Professionell) haben in der Regel ein fachwissenschaftliches Studium an einer Universität absolviert und erlernen den Beruf als berufsbegleitende Weiterbildungsmaßnahme. Ausbildungsstätte ist das Institut für Information und Dokumentation (IID) an der Fachhochschule Potsdam, vormalig als LID (Lehrinstitut für Information und Dokumentation) ansässig in Frankfurt a. M. Berufsverband ist die Deutsche Gesellschaft für Informationswissenschaft und Informationspraxis (DGI) http://www.dgd.de/, vormals DGD (Deutsche Gesellschaft für Dokumentation).
Allgemeine Dokumentare/innen absolvieren einen 8-semestrigen Studiengang an einer Fachhochschule, der mit der Bezeichnung „Diplom-Dokumentar“ abschließt. Einige Fachhochschulen vergeben auch den Titel „Diplom-Informationswirt“. Die Ausbildung umfasst z. B. den Erwerb von Fertigkeiten in formaler und inhaltlicher Erschließung, aber auch Kenntnisse über die Bedeutung von Dokumentation in Wissenschaft, Wirtschaft, Verwaltung und in den Medien. Zu dem Studiengang gehört in der Regel ein Praxissemester.
Neben den Allgemeinen Dokumentaren gibt es Mediendokumentare/-dokumentarinnen (im journalistischen Bereich SPIEGEL auch Dokumentationsjournalisten) und Medizinische (Biowissenschaftliche) Dokumentare/innen. Sie durchlaufen eine ähnliche Ausbildung wie die ersteren, haben dabei aber in letzterem Fall einen naturwissenschaftlich-medizinischen Themenschwerpunkt, z.B.: Anatomie, Pathologie, Pharmakologie, klinische Chemie, Botanik.