Quản trị

Quản trị là những cách thức, những thủ đoạn để đưa một tổ chức với những nguồn lực hữu hạn hướng đến một mục tiêu được đề ra của tổ chức đó.

Các định nghĩa

Theo Mary Parker Follett: quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác.

• Koontz và O' Donnel: quản trị là thông qua nhiệm vụ của nó, cho rằng nhiệm vụ cơ bản của quản trị là "thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định".

• James Stoner và Stephen Robbín: Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

• Ý kiến khác: Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước.

• Nếu xét riêng từng từ một thì ta có thể giải thích như sau:

Quản: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu qui định sẵn.

Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định. Nếu đối tượng không thực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt được mục tiêu.

Quản trị là khoa học và nghệ thuật và là 1 nghề

• Tính khoa học của quản trị thể hiện:

- Khoa học quản trị xây dựng nền lý thuyết về quản trị, giúp nhà quản trị cách tư duy hệ thống, khả năng phân tích và nhận diện đúng bản chất vấn đề và các kỹ thuật để giải quyết vấn đề phát sinh.

- Tính khoa học đòi hỏi nhà quản trị phải suy luận khoa học để giải quyết vấn đề, không nên dựa vào suy nghĩ chủ quan, cá nhân.

• Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện:

- Nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống.

Ví dụ trong một số lĩnh vực sau:

+ Nghệ thuật sử dụng người.

+ Nghệ thuật quảng cáo.

+ Nghệ thuật giao tiếp, ứng xử.

+ Và trong bất cứ một lĩnh vực nào khác.

• Mối quan hệ giữa khoa học và nghệ thuật:

- Nắm được khoa học quản trị, sẽ giảm thiểu nguy cơ thất bại trong kinh doanh.

- Nắm được nghệ thuật quản trị, sẽ giúp nhũng nhà quản lý giữ được sự bền vững trong kinh doanh.

• quản trị là một nghề được thể hiên:

+ Quản trị là một nghề được đào tạo 1 cách hệ thống thông qua các chương trình hoàn chỉnh trong các hệ thống giáo dục trên thế giới.

+ Nghề quản trị mang tính chuyên nghiệp.

+ Thu nhập từ việc thực hiện nghề có khả năng đảm bảo cuộc sống cho người thực hiện nó

Chức năng của quản trị

Các chức năng của quản trị:

Các nhà quản trị là người quản trị tốt thời gian và tiềm lực, biết nhìn nhận cơ hội và phải biết tận dụng cơ hội dó.

• Hoạch định:

- Đánh giá nguồn lực và thực trạng của tổ chức.

- Chức năng xác định mục tiêu cần đạt được.

- Đề ra chương trình hành động để đạt mục tiêu trong từng khoảng thời gian nhất định.

- Đưa ra các kế hoạch khai thác cơ hội và hạn chế bất trắc của môi trường.

• Tổ chức:

- Chức năng tạo dựng một môi trường nội bộ thuận lợi để hoàn thành mục tiêu.

- Xác lập một cơ cấu tổ chức và thiết lập thẩm quyền cho các bộ phận, cá nhân, tạo sự phối hợp ngang, dọc trong hoạt động của tổ chức.

• Lãnh đạo là chỉ huy nhân tố con người sao cho tổ chức đạt đến mục tiêu. Nó bao gồm việc chỉ định đúng tài nguyên và cung cấp một hệ thống hỗ trợ hiệu quả. Lãnh đạo yêu cầu kĩ năng giao tiếp cao và khả năng thúc đẩy mọi người. Một trong những vấn đề quyết định trong công tác lãnh đạo là tìm được sự cân bằng giữa yêu cầu của nhân sự và hiệu quả sản xuất.

• Kiểm tra là chức năng để đánh giá chất lượng trong tiến trình thực hiện và chỉ ra sự chệch hướng có khả năng diễn ra hoặc đã diễn ra từ kế hoạch của tổ chức. Mục đích của chức năng này là để đảm bảo hiệu quả trong khi giữ vững kỉ luật và môi trường không rắc rối. Kiểm tra bao gồm quản lý thông tin, xác định hiệu quả của thành tích và đưa ra những hành động tương ứng kịp thời.

Nguồn gốc các chức năng quản trị

- Năm 1916, nhà quản trị nổi tiếng người Pháp HENRY FAYOL cho rằng quản trị có 5 chức năng: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, kiểm tra, điều chỉnh.

- Sau đó 7 năm, vào năm 1923 LYTHER GUILICK và LYNDAL URWICH chia thành 7 chức năng: hoạch định, tổ chức, nhân sự, thực hiện, phối hợp, kiểm tra, tài chính.

- Đến thập niên 60 của thể kỷ XX, HAROLD KOONTZ và CYRIL O’DONNELL nêu lên 5 chức năng: kế hoạch, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra.

- Đến thập niên 80 của thế kỷ XX, JAMES STONER và STEPHEN P.ROBBINS chia thành 4 chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.

Cấp độ Quản trị

• Cấp Quốc gia;
• Cấp Doanh nghiệp;
• Cấp Cá nhân.

Nhà quản trị

Thế nào là nhà kinh doanh:

• Khái niệm: nhà kinh doanh là người sáng lập ra doanh nghiệp, giữ quyền sở hữu và quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh

• Mục đích: tìm kiếm lợi nhuận, tự khẳng định bản thân mình, hay thỏa mãn nhu cầu sáng tạo……

• Đặc điểm:

- Là người có chí tiến thủ, có cao vọng.

- Chấp nhận rủi ro lớn.

- Muốn khẳng định mình.

Thế nào là nhà quản trị:

- Nhà quản trị là những người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành một bộ phận hay cả tổ chức.

- Những người không thực hiện công tác quản lý và điều hành được gọi là người thừa hành.

Các cấp quản trị trong tổ chức:

• Quản trị viên cấp cao ( Top managers): Đưa ra các quyết định chiến lược.

• Quản trị viên cấp trung ( Middle Managers): Đưa ra các quyết định chiến thuật.

• Quản trị viên cấp cơ sở (First - line Managers): Đưa ra các quyết định tác nghiệp.

• Những người thực hiện ( Operators): Thực hiện những quyết định.

Vai trò của nhà quản trị:

• Loại vai trò quan hệ tương tác giữa người và người:

- Vai trò tượng trưng: Thể hiện như một biểu hiện về quyền lực pháp lý, thực hiện nhiệm vụ mang tính nghi lễ, hình thức.

- Vai trò người lãnh đạo: Động viên, đôn đốc, thúc đẩy cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ.

- Vai trò liên kết: Là chiếc cầu nối, truyền thông, liên kết mọi người trong và ngoài tổ chức.

• Loại vai trò truyền thông:

- Trung tâm thu thập, xử lý thông tin: Điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ, xử lý tất cả các loại thông tin.

- Phổ biến, truyền đạt thông tin: Chuyển giao những thông tin cho cấp dưới, báo cáo thông tin cho cấp trên.

- Người phát ngôn của tổ chức: Chuyển giao những thông tin chọn lọc cho những người bên ngoài công ty.

• Loại vai trò ra quyết định:

- Doanh nhân: Khởi xướng các thay đổi bên trong tổ chức.

- Người giải quyết xung đột: Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết, hòa giải và xử lý những xung đột.

- Điều phối các nguồn lực: Quyết định phân chia các nguồn lực trong tổ chức cho từng bộ phận hay dự án.

- Nhà thương lượng: Tham gia thương lượng với các đối tác để đem lại ổn định và quyền lợi cho tổ chức

Các kỹ năng của nhà quản trị:

• Kỹ năng nhận thức (hay kỹ năng tư duy):

- Là khả năng, năng lực tư duy và hoạch định.

- Có khả năng phán đoán tốt.

- Óc sáng tạo, trí tượng tượng cao.

• Kỹ năng quan hệ (kỹ năng nhân sự):

- Là cách thức làm việc, lãnh đạo và động viên.

- Những mối quan hệ trong tổ chức.

• Kỹ năng kỹ thuật:

- Là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị.

- Cần thiết trong các lĩnh vực kỹ thuật như: kiến trúc, xây dựng, nghiên cứu thị trường, kế toán, IT….