Hinweisgebersystem der dena
Für mehr Sicherheit und Vertrauen
Die Deutsche Energie-Agentur GmbH (dena) bietet über den Whistleblower and Ethics Reporting Channel die Möglichkeit, in einer vertrauensvollen Umgebung Anhaltspunkte für Compliance-Verstöße zu melden.
Der Service wird von der PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (PwC) betrieben. PwC ist für die Bearbeitung und Prüfung der abgegebenen Hinweise im Rahmen der rechtlichen Vorgaben verantwortlich.
Umfassendes Frühwarnsystem macht rasches Handeln möglich
Das von der dena genutzte Whistleblowing-System fungiert als ein Frühwarnsystem zur Identifizierung eventueller Missstände im Unternehmen und zur Einleitung wirksamer Gegenmaßnahmen – unabhängig davon, ob diese Missstände auf individuelles Fehlverhalten oder systeminhärente Fehler zurückzuführen sind. Das Meldesystem steht nicht nur dena-Mitarbeitenden zur Verfügung, sondern auch z.B. Mitarbeitenden von Dienstleistern oder Agenturen, die von der dena beauftragt wurden.
Über das Hinweisgebersystem können und sollen unter anderem folgende Sachverhalte gemeldet werden, wenn sie in Zusammenhang mit der Tätigkeit bei der dena aufgetreten sind:
- Verstöße gegen geltendes Recht, z.B. Menschen- oder Umweltrechte
(u.a. nach Art 1 GG und Art 20a GG) - Sexuelle Belästigung und Übergriffe
- Bestechung und Korruption
- Veruntreuung, Betrug und Unterschlagung
- Sonstige Interessenskonflikte
Die Hinweise und die persönlichen Daten und Identität der oder des Hinweisgebenden sind ausschließlich der für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung zuständigen Person bekannt. Personenbezogene Daten werden, soweit nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben, nur weitergegeben, wenn eine ausdrückliche Zustimmung der hinweisgebenden Person vorliegt. Der Reporting- Service hat ebenfalls keinen Zugriff auf die persönlichen Daten der Hinweisgebenden.
Tipps für die Abgabe von Hinweisen
Das Meldesystem der dena bietet die Möglichkeit Hinweise auch anonym abzugeben. Die effektive Bearbeitung der eingegangenen Hinweise wird jedoch dadurch erleichtert, dass persönliche (Kontakt-)Daten mitgeteilt werden. Insbesondere wird hierdurch die Nachforschung bzw. eine vertiefte Sachverhaltsaufklärung möglich. Der Sachverhalt sollte so detailliert wie möglich beschrieben werden. Hinweisgebende können sich bei der Ausarbeitung ihres Hinweises an den folgenden Fragen orientieren:
- Was für eine Art von Verstoß hat stattgefunden?
- Wie wurde der Verstoß begangen?
- Wer war an dem Verstoß beteiligt (Personen, Firmenname)?
- Wo hat der Vorfall stattgefunden (Projektname, Ort, digitaler Raum)?
- Wann hat der Verstoß stattgefunden (Zeitraum, Datum)?
PwC untersucht alle gemeldeten Hinweise auf Verstöße und gewährleistet eine konsequente und faire Aufklärung. Zu diesem Zweck wurde ein standardisierter und transparenter Bearbeitungsprozess mit definierten Rückmeldefristen entwickelt. Alle beteiligten Organe stellen sicher, dass die hinweisgebende Person keine negativen Konsequenzen erfährt.