この記事 きじ は検証 けんしょう 可能 かのう な参考 さんこう 文献 ぶんけん や出典 しゅってん が全 まった く示 しめ されていないか、不十分 ふじゅうぶん です。 出典 しゅってん を追加 ついか して記事 きじ の信頼 しんらい 性 せい 向上 こうじょう にご協力 きょうりょく ください。(このテンプレートの使 つか い方 かた ) 出典 しゅってん 検索 けんさく ? : "秘書 ひしょ " – ニュース · 書籍 しょせき · スカラー · CiNii · J-STAGE · NDL · dlib.jp · ジャパンサーチ · TWL (2007年 ねん 5月 がつ )
秘書 ひしょ (ひしょ)とは、上司 じょうし の身 み の回 まわ りの世話 せわ 、メール や電話 でんわ の応対 おうたい 、来客 らいきゃく の接 せっ 遇 ぐう 、スケジュール 管理 かんり 、書類 しょるい ・原稿 げんこう 作成 さくせい などの仕事 しごと を請 う け負 お う職務 しょくむ 、職業 しょくぎょう 。またそれを行 おこな う人 ひと 。
日本 にっぽん では、アシスタントと英訳 えいやく されるのが適当 てきとう である場合 ばあい が多 おお い。セクレタリー(Secretary)も秘書 ひしょ と和訳 わやく されているが、これは取締役 とりしまりやく クラスを意味 いみ するため、事務 じむ 局長 きょくちょう など実体 じったい に合 あ わせ和訳 わやく に注意 ちゅうい が必要 ひつよう である。コミュニケーションも必要 ひつよう である。
この節 ふし には独自 どくじ 研究 けんきゅう が含 ふく まれているおそれがあります。 問題 もんだい 箇所 かしょ を検証 けんしょう し出典 しゅってん を追加 ついか して、記事 きじ の改善 かいぜん にご協力 きょうりょく ください。議論 ぎろん はノート を参照 さんしょう してください。(2017年 ねん 10月 がつ )
「秘書 ひしょ 」という単語 たんご は、中国 ちゅうごく から古 ふる くに現 あらわ れており、例 たと えば三 さん 国 こく 時代 じだい の蜀 しょく には「秘書 ひしょ 令 れい 」、魏 たかし には「秘書 ひしょ 監 かん (中国語 ちゅうごくご 版 ばん ) 」という役職 やくしょく があり、九品 くほん 官 かん 人 じん 法 ほう において従 したがえ 三 さん 品 ひん に位置 いち した。郤正 などが任命 にんめい されている。
現代 げんだい における「秘書 ひしょ 」の直接 ちょくせつ の成 な り立 た ちは、欧米 おうべい 語 ご とくに英語 えいご の Secretary である。これはもともとラテン語 らてんご の secernere(分別 ふんべつ する・区別 くべつ する)から派生 はせい した語 かたり であり、これが分別 ふんべつ されるもの、特別 とくべつ に機密 きみつ 扱 あつか いされるものという意味 いみ に変 か わり、これから中世 ちゅうせい に王侯 おうこう 貴族 きぞく 、大 だい 富豪 ふごう 、大 だい 僧侶 そうりょ の連絡 れんらく 文書 ぶんしょ などの機密 きみつ を扱 あつか う書記 しょき を「秘書 ひしょ 」と呼 よ ぶようになった。このため、「秘書 ひしょ 」という職種 しょくしゅ は近代 きんだい までは権力 けんりょく 者 しゃ の側近 そっきん 書記 しょき という意味 いみ があり、一般 いっぱん の事務 じむ 員 いん (Clerk)あるいは書記 しょき (Scrivener)とは区別 くべつ される存在 そんざい であった。現在 げんざい 、政府 せいふ の省庁 しょうちょう の長 ちょう が書記 しょき 長 ちょう (Secretary)と呼 よ ばれるのも、元々 もともと は王国 おうこく の執政 しっせい 府 ふ が国王 こくおう の所帯 じょたい の延長 えんちょう であり、国王 こくおう の補佐 ほさ 官 かん である Secretary が「大臣 だいじん 」と同義 どうぎ であったからである。またこのため、欧米 おうべい 語 ご で Secretary と名 な のつく政府 せいふ 高官 こうかん の職位 しょくい は大統領 だいとうりょう の業務 ぎょうむ に従属 じゅうぞく する地位 ちい であることが示唆 しさ される。
同様 どうよう の事情 じじょう は、ヨーロッパ のみならず、世界 せかい 各地 かくち に見 み られた。日本 にっぽん の朝廷 ちょうてい においても蔵人 くろうど 、武家 ぶけ 社会 しゃかい においては右筆 ゆうひつ などが、側近 そっきん にありつつ、文書 ぶんしょ の管理 かんり を行 おこな うという職務 しょくむ に基 もと づく特別 とくべつ の地位 ちい を占 し めた。
中世 ちゅうせい ヨーロッパ において、権力 けんりょく 者 しゃ の文書 ぶんしょ のやり取 と りは複数 ふくすう の言語 げんご および共通 きょうつう 語 ご が使 つか われた(例 れい :国際 こくさい 外交 がいこう はフランス語 ふらんすご 、カトリック においてはラテン語 らてんご 、など)。執政 しっせい 者 しゃ が領地 りょうち の言語 げんご を理解 りかい していない場合 ばあい があるほか、法令 ほうれい や契約 けいやく 文書 ぶんしょ 等 とう においてはローマ法 ほう 等 ひとし の教養 きょうよう が求 もと められるなど、これらの権力 けんりょく 者 しゃ の書記 しょき である秘書 ひしょ は相当 そうとう の教養 きょうよう が要求 ようきゅう された。
ところが近代 きんだい において大 だい 企業 きぎょう が発達 はったつ すると、事務 じむ 処理 しょり の標準 ひょうじゅん 化 か がおこり中間 ちゅうかん 管理 かんり 職 しょく (Manager)が多数 たすう 出現 しゅつげん するとともに、これらの下位 かい の管理 かんり 職 しょく の書記 しょき も「秘書 ひしょ 」と呼 よ ばれるようになる。この段階 だんかい において「機密 きみつ 文書 ぶんしょ 」を扱 あつか う特別 とくべつ な書記 しょき という限定 げんてい が失 うしな われる。その後 ご 、1880年代 ねんだい のタイプライター の発明 はつめい により、書類 しょるい 生産 せいさん の作業 さぎょう が単純 たんじゅん 労働 ろうどう 化 か される。つまり上司 じょうし が口頭 こうとう で出 だ す指示 しじ を速記 そっき で書 か きとめ、これをタイプライターで活字 かつじ 化 か したあとこれに上司 じょうし が目 め を通 とお してサインするという手順 てじゅん が確立 かくりつ する。さらにはテレックスの発明 はつめい により膨大 ぼうだい な文書 ぶんしょ が活字 かつじ で瞬時 しゅんじ に伝達 でんたつ される段階 だんかい になると、組織 そしき の巨大 きょだい 化 か および書類 しょるい の量産 りょうさん が相乗 そうじょう 効果 こうか で促進 そくしん され、この過程 かてい で文書 ぶんしょ 処理 しょり が標準 ひょうじゅん 化 か される。これを反映 はんえい してまた文章 ぶんしょう 力 りょく 、タイプライターの早打 はやう ちや速記 そっき などの(単純 たんじゅん )技能 ぎのう 的 てき 側面 そくめん が強調 きょうちょう されるようになり、以前 いぜん の「権力 けんりょく 者 しゃ の書記 しょき 」という意味 いみ からさらにかけ離 はな れていくようになる。
政府 せいふ や企業 きぎょう などの機構 きこう が組織 そしき 的 てき に肥大 ひだい するとともに、増加 ぞうか する中 なか 間 あいだ 管理 かんり 職 しょく をサポートする職種 しょくしゅ として専属 せんぞく 的 てき に女性 じょせい が「秘書 ひしょ 」として多量 たりょう に雇 やと われるようになり、第 だい 二 に 次 じ 大戦 たいせん 後 こう は一般 いっぱん 的 てき に「秘書 ひしょ 」といえば管理 かんり 職 しょく の(女性 じょせい )アシスタントという意味 いみ で世界 せかい 的 てき に認識 にんしき されるようになる。またこれらの中 なか 間 あいだ 管理 かんり 職 しょく のアシスタントを「秘書 ひしょ 」と名 な づけたのは原意 げんい の威光 いこう をかりた職種 しょくしゅ のはく付 づ けのような意味 いみ があった一方 いっぽう で、管理 かんり 職 しょく への出世 しゅっせ が女性 じょせい に閉 と ざされていた時代 じだい では「秘書 ひしょ 」への就職 しゅうしょく は「出世 しゅっせ 」と理解 りかい されていた。
日本 にっぽん においては「秘書 ひしょ 」という職種 しょくしゅ が近代 きんだい 企業 きぎょう 機構 きこう と一緒 いっしょ に欧米 おうべい から輸入 ゆにゅう されたため、元々 もともと の秘書 ひしょ の意味 いみ と近代 きんだい の秘書 ひしょ の意味 いみ を翻訳 ほんやく において分離 ぶんり する必要 ひつよう が生 しょう じた。このため Secretary Of Defence は国防 こくぼう 長官 ちょうかん 、Secretary-General of the United Nations は国連 こくれん 事務 じむ 総長 そうちょう 、General Secretary of the Communist Party of the Soviet Union はソ連 それん 共産党 きょうさんとう 書記 しょき 長 ちょう 、その他 た のSecretary は秘書官 ひしょかん 、書記 しょき 長 ちょう 、事務 じむ 長官 ちょうかん などと訳 やく し分 わ けられている。なお、日本 にっぽん の内閣 ないかく 官房 かんぼう 長官 ちょうかん の公式 こうしき な英訳 えいやく 名 めい は、Chief Cabinet Secretary である。一方 いっぽう で政治 せいじ 家 か および企業 きぎょう 役員 やくいん の秘書 ひしょ においてのみ原意 げんい での秘書 ひしょ が健在 けんざい である。
さらに現代 げんだい においては、電気 でんき ・電算 でんさん および通信 つうしん 技術 ぎじゅつ の革新 かくしん 、特 とく にワープロ に代表 だいひょう される文書 ぶんしょ 生産 せいさん ソフトや他 た の業務 ぎょうむ 用 よう のソフトウェア、テレックス、ファックス 、インターネット メールなどの出現 しゅつげん によって、速筆 そくひつ やタイピングなどの技能 ぎのう の重要 じゅうよう 性 せい が著 いちじる しく低下 ていか しており、下位 かい の管理 かんり 職 しょく に従属 じゅうぞく する秘書 ひしょ の必要 ひつよう 性 せい が消滅 しょうめつ してきている反面 はんめん 、以前 いぜん のように政治 せいじ 家 か や企業 きぎょう 役員 やくいん の書類 しょるい 面 めん その他 た の事務 じむ の補佐 ほさ を行 おこな うという意味 いみ での書記 しょき が「Executive Assistant」などと名称 めいしょう を変 か えて復活 ふっかつ してきている。
秘書 ひしょ の仕事 しごと は、コピー取 と り等 とう の簡単 かんたん な事務 じむ 補助 ほじょ を行 おこな うものから、議員 ぎいん の名代 なだい として政策 せいさく 立案 りつあん や資金 しきん 集 あつ めを行 おこな うような業務 ぎょうむ まで幅広 はばひろ い。業務 ぎょうむ への関 かか わり方 かた によって以下 いか のように大 おお まかに分 わ けられるが、当 あ てはまらない場合 ばあい も少 すく なくない。
書記 しょき 長 ちょう 型 がた
特定 とくてい の機構 きこう の(書類 しょるい 面 めん )での最高 さいこう 責任 せきにん 者 しゃ として活躍 かつやく する役職 やくしょく 。President(英語 えいご では大統領 だいとうりょう や社長 しゃちょう などの)の補佐 ほさ 官 かん であるとの意味 いみ があるが、組織 そしき の構造 こうぞう あるいは規約 きやく によっては国政 こくせい (例 れい 、ソ連 それん )あるいは組織 そしき (例 れい 、国連 こくれん )の長 ちょう となる。また委員 いいん 会 かい での書記 しょき 長 ちょう も英語 えいご ではSecretaryと記述 きじゅつ される。
書記 しょき 士 し 型 がた
総務 そうむ の専門 せんもん 職 しょく である。勅許 ちょっきょ 書記 しょき 士 し (Chartered Secretary) は、専門 せんもん 職 しょく の中 なか でも独特 どくとく な幅広 はばひろ い技能 ぎのう を基盤 きばん とする高位 こうい の専門 せんもん 職 しょく である。会社 かいしゃ 法 ほう 等 ひとし の法人 ほうじん 関係 かんけい 法令 ほうれい 、財務 ざいむ 、企業 きぎょう 統治 とうち 、会社 かいしゃ の書記 しょき 役 やく (company secretary) の職務 しょくむ や経営 けいえい を熟知 じゅくち しており、事業 じぎょう 経営 けいえい 、企業 きぎょう 統治 とうち や法令 ほうれい 遵守 じゅんしゅ に関 かん する中立 ちゅうりつ 的 てき な助言 じょげん を行 おこな う。法人 ほうじん の内部 ないぶ においては、法人 ほうじん の登記 とうき の管理 かんり や、社員 しゃいん 総会 そうかい 又 また は株主 かぶぬし 総会 そうかい や理事 りじ 会 かい 又 また は取締役 とりしまりやく 会 かい の運営 うんえい 、決議 けつぎ 及 およ び合意 ごうい 文書 ぶんしょ や議事 ぎじ 録 ろく の管理 かんり 、法人 ほうじん の文書 ぶんしょ や書類 しょるい の管理 かんり など、法人 ほうじん の総務 そうむ の運営 うんえい に携 たずさ わる。普通 ふつう の会議 かいぎ の運営 うんえい も受 う け持 も つ為 ため 、旅費 りょひ の調整 ちょうせい などその職務 しょくむ の範囲 はんい は広 ひろ い。イギリス の株式会社 かぶしきがいしゃ などでは、法務 ほうむ 部 ぶ が弁護士 べんごし 、財務 ざいむ 部 ぶ が会計士 かいけいし 、総務 そうむ が書記 しょき 士 し によって運営 うんえい される。
直接 ちょくせつ 補佐 ほさ 型 がた
担当 たんとう する上司 じょうし および組織 そしき の本来 ほんらい の業務 ぎょうむ を直接 ちょくせつ 補佐 ほさ し、企画 きかく ・立案 りつあん 、調査 ちょうさ 、交渉 こうしょう などの業務 ぎょうむ を行 おこな う。議員 ぎいん 秘書 ひしょ 、社長 しゃちょう 室長 しつちょう のような存在 そんざい がこれにあたる。
間接 かんせつ 補佐 ほさ 型 がた
担当 たんとう する上司 じょうし の本来 ほんらい の業務 ぎょうむ には直接 ちょくせつ 関 かか わらず、文書 ぶんしょ 作成 さくせい やスケジュール管理 かんり 等 とう の上司 じょうし でなくてもできる仕事 しごと を行 おこな う。最近 さいきん では、ワープロの普及 ふきゅう と共 とも に、文書 ぶんしょ 作成 さくせい の技能 ぎのう の専門 せんもん 性 せい が消失 しょうしつ した。
位置付 いちづ けとしては、政府 せいふ の省 しょう や庁 ちょう の長 ちょう として特定 とくてい の組織 そしき の(書記 しょき )長 ちょう である場合 ばあい や、英国 えいこく の会社 かいしゃ や米国 べいこく の法人 ほうじん の書記 しょき 役 やく (secretary) である場合 ばあい 、勅許 ちょっきょ 書記 しょき 士 し (Chartered Secretary) のように法人 ほうじん 総務 そうむ の専門 せんもん 職 しょく である場合 ばあい などから、特定 とくてい の上司 じょうし に専属 せんぞく で付 つ く個人 こじん 秘書 ひしょ 、秘書 ひしょ 課 か に属 ぞく しチームで上司 じょうし を補佐 ほさ する秘書 ひしょ 、ラインの中 なか で本来 ほんらい 業務 ぎょうむ と共 とも に秘書 ひしょ 業務 ぎょうむ も行 おこな う兼務 けんむ 秘書 ひしょ 、チーム・プロジェクト・研究 けんきゅう 室 しつ ・部課 ぶか 全体 ぜんたい に付 つ くグループ秘書 ひしょ といった形態 けいたい がある。
日本 にっぽん の労働 ろうどう 基準 きじゅん 法 ほう においては、「機密 きみつ の事務 じむ を取 と り扱 あつか う者 もの 」には同 どう 法 ほう に定 さだ める労働 ろうどう 時間 じかん 規制 きせい が適用 てきよう されないとされ(労働 ろうどう 基準 きじゅん 法 ほう 第 だい 41条 じょう 2号 ごう )、この「機密 きみつ の事務 じむ を取 と り扱 あつか う者 もの 」に該当 がいとう する者 もの として秘書 ひしょ が例示 れいじ されている(昭和 しょうわ 22年 ねん 9月 がつ 13日 にち 発 はつ 基 もと 17号 ごう )。もっとも職制 しょくせい 上 じょう 「秘書 ひしょ 」とされている者 もの 全員 ぜんいん がこれに該当 がいとう するわけでなく、職務 しょくむ が管理 かんり 監督 かんとく 者 しゃ の活動 かつどう と一体 いったい 不可分 ふかぶん であり、厳格 げんかく な労働 ろうどう 時間 じかん 管理 かんり になじまない者 もの についてのみ該当 がいとう する。したがって、単 たん に補助 ほじょ 的 てき 業務 ぎょうむ のみに従事 じゅうじ している秘書 ひしょ はこれに該当 がいとう しない。
日本 にっぽん における秘書 ひしょ の種類 しゅるい [ 編集 へんしゅう ]
役員 やくいん 秘書 ひしょ
企業 きぎょう ・団体 だんたい 等 とう の経営 けいえい 者 しゃ や役員 やくいん を補佐 ほさ する個人 こじん 秘書 ひしょ 、あるいは部 ぶ や課 か を担当 たんとう するグループ秘書 ひしょ 。一般 いっぱん 的 てき に秘書 ひしょ というとこの役員 やくいん 秘書 ひしょ を指 さ す。専門 せんもん 職 しょく 採用 さいよう で秘書 ひしょ 業務 ぎょうむ 以外 いがい の業務 ぎょうむ は行 おこな わない専従 せんじゅう 型 がた と、入社 にゅうしゃ 後 ご に秘書 ひしょ として配属 はいぞく される場合 ばあい がある。派遣 はけん 社員 しゃいん の場合 ばあい も多 おお い。秘書 ひしょ 課 か あるいは秘書 ひしょ 室 しつ に所属 しょぞく し担当 たんとう の役員 やくいん を受 う け持 も つ場合 ばあい と、部 ぶ や課 か に所属 しょぞく するライン秘書 ひしょ の場合 ばあい がある。担当 たんとう 役員 やくいん の身 み の回 まわ りの世話 せわ 、来客 らいきゃく の接 せっ 遇 ぐう 、スケジュールやメールの管理 かんり 、会議 かいぎ や出張 しゅっちょう の準備 じゅんび 、文書 ぶんしょ 作成 さくせい 、慶弔 けいちょう 、パーティーの準備 じゅんび や出席 しゅっせき といった業務 ぎょうむ を行 おこな う。高齢 こうれい の経営 けいえい 者 しゃ や重労働 じゅうろうどう の経営 けいえい 者 しゃ が多 おお いため、健康 けんこう 管理 かんり も重要 じゅうよう である。秘書 ひしょ 課 か では、会社 かいしゃ の広報 こうほう や株主 かぶぬし 総会 そうかい の準備 じゅんび も担当 たんとう する。
学者 がくしゃ 秘書 ひしょ
大学 だいがく 教授 きょうじゅ や研究 けんきゅう 機関 きかん の研究 けんきゅう 者 しゃ を補佐 ほさ する秘書 ひしょ 。個人 こじん 秘書 ひしょ の場合 ばあい と研究 けんきゅう 室 しつ 付 づけ 秘書 ひしょ の場合 ばあい がある。通常 つうじょう 、研究 けんきゅう 費 ひ で雇用 こよう され、研究 けんきゅう 者 しゃ の身 み の回 まわ りの世話 せわ 、事務 じむ 系 けい の雑務 ざつむ 、研究 けんきゅう 資金 しきん 公募 こうぼ 書類 しょるい の準備 じゅんび 等 とう を行 おこな う。職務 しょくむ 内容 ないよう は雇 やと われる研究 けんきゅう 者 しゃ ・研究 けんきゅう 室 しつ によってかなりの差 さ があり、実験 じっけん の助手 じょしゅ 、実験 じっけん データの整理 せいり 、学会 がっかい での講演 こうえん 資料 しりょう の作成 さくせい といった研究 けんきゅう 補助 ほじょ 業務 ぎょうむ も行 おこな う場合 ばあい から、書類 しょるい 整理 せいり 、電話 でんわ 対応 たいおう などの簡単 かんたん な事務 じむ 補佐 ほさ である場合 ばあい もあり、その業務 ぎょうむ 内容 ないよう は雇用 こよう 主 ぬし が何 なに を求 もと めているかに左右 さゆう される。研究 けんきゅう 室 しつ 付 づけ の場合 ばあい 、研究 けんきゅう 者 しゃ や学生 がくせい の相談 そうだん 相手 あいて や研究 けんきゅう 室 しつ の宴会 えんかい の段取 だんど りをする場合 ばあい もある。海外 かいがい の大学 だいがく からのビジターに対応 たいおう したり、英語 えいご による学会 がっかい 発表 はっぴょう の準備 じゅんび をするための英語 えいご 力 りょく は、あれば重宝 ちょうほう されるが、雇用 こよう 主 ぬし が秘書 ひしょ にどんな業務 ぎょうむ を求 もと めているかによるところが大 おお きい。
芸術 げいじゅつ 家 か 、建築 けんちく 家 か 等 とう の秘書 ひしょ
芸術 げいじゅつ 家 か 、建築 けんちく 家 か 等 ひとし の専門 せんもん 的 てき 職業 しょくぎょう を補佐 ほさ する秘書 ひしょ 。このような専門 せんもん 的 てき 職業 しょくぎょう は個人 こじん 経営 けいえい であるため、事務 じむ 的 てき あるいは専門 せんもん 的 てき 補佐 ほさ に加 くわ えて、経理 けいり やプロモーションといった経営 けいえい 的 てき 側面 そくめん も担 にな う。
医療 いりょう 秘書 ひしょ
病院 びょういん 長 ちょう 、医局 いきょく 、看護 かんご 部長 ぶちょう 等 とう を補佐 ほさ する秘書 ひしょ 。医師 いし の診療 しんりょう スケジュールの管理 かんり 、出張 しゅっちょう ・会議 かいぎ ・学会 がっかい 等 とう の準備 じゅんび に加 くわ え、診療 しんりょう 報酬 ほうしゅう 明細 めいさい 書 しょ 作成 さくせい 、受付 うけつけ 、会計 かいけい といった医療 いりょう 事務 じむ を行 おこな う場合 ばあい もある。医療 いりょう 秘書 ひしょ 技能 ぎのう 検定 けんてい がある。
弁護士 べんごし 秘書 ひしょ
法律 ほうりつ 事務所 じむしょ において弁護士 べんごし の職務 しょくむ を補佐 ほさ し、内部 ないぶ 的 てき または対外 たいがい 的 てき な事務 じむ の処理 しょり を行 おこな う。大 だい 規模 きぼ な事務所 じむしょ においては、法律 ほうりつ に関 かん する事務 じむ (判例 はんれい 調査 ちょうさ 、契約 けいやく 書 しょ 作成 さくせい 、債権 さいけん 調査 ちょうさ など)を行 おこな うパラリーガル とは完全 かんぜん に区別 くべつ される。この区別 くべつ がされない場合 ばあい には、「事務 じむ 員 いん 」と呼 よ ぶのが一般 いっぱん 的 てき である。
プロジェクト秘書 ひしょ
特定 とくてい のプロジェクトの秘書 ひしょ 。プロジェクトリーダーを補佐 ほさ し、事務 じむ 局 きょく としての役割 やくわり を果 は たす。
議員 ぎいん 秘書 ひしょ
国会 こっかい 議員 ぎいん の補佐 ほさ をするスタッフの総称 そうしょう 。議員 ぎいん 秘書 ひしょ には私設 しせつ 秘書 ひしょ 、公設 こうせつ 秘書 ひしょ 、政策 せいさく 秘書 ひしょ の三 さん 種類 しゅるい ある。公設 こうせつ 秘書 ひしょ 2名 めい と政策 せいさく 秘書 ひしょ 1名 めい までが公費 こうひ により任用 にんよう される(国会 こっかい 法 ほう 第 だい 132条 じょう )。これ以外 いがい の、議員 ぎいん の私費 しひ により雇用 こよう される秘書 ひしょ は、私設 しせつ 秘書 ひしょ と呼 よ ばれる。
2名 めい の公設 こうせつ 秘書 ひしょ には任用 にんよう 資格 しかく について制限 せいげん はないが、政策 せいさく 秘書 ひしょ は国会 こっかい 議員 ぎいん の政策 せいさく 担当 たんとう 秘書 ひしょ 資格 しかく 試験 しけん 等 とう 実施 じっし 規程 きてい 第 だい 30条 じょう により「資格 しかく 試験 しけん 合格 ごうかく 者 しゃ 登録 とうろく 簿 ぼ または審査 しんさ 認定 にんてい 者 しゃ 登録 とうろく 簿 ぼ に登録 とうろく された者 もの の中 なか から採用 さいよう 」するものとされている。政策 せいさく 担当 たんとう 秘書 ひしょ は、国会 こっかい 改革 かいかく の一環 いっかん として政策 せいさく 立案 りつあん ・立法 りっぽう 調査 ちょうさ 機能 きのう を高 たか めるために平成 へいせい 5年 ねん (1993年 ねん )創設 そうせつ されたが、十分 じゅうぶん に機能 きのう しているとは言 い い難 がた く秘書 ひしょ 給与 きゅうよ 詐欺 さぎ ・流用 りゅうよう 事件 じけん の温床 おんしょう ともなっている。
政府 せいふ 高官 こうかん の秘書 ひしょ
内閣 ないかく 総理 そうり 大臣 だいじん 及 およ び国務大臣 こくむだいじん 等 ひとし には、秘書官 ひしょかん といわれる特別 とくべつ 職 しょく 国家 こっか 公務員 こうむいん がつく。
地方 ちほう 公共 こうきょう 団体 だんたい の役員 やくいん の秘書 ひしょ
地方 ちほう 公共 こうきょう 団体 だんたい の長 なが や議会 ぎかい の議長 ぎちょう 、その他 た 地方 ちほう 公共 こうきょう 団体 だんたい の機関 きかん の長 ちょう には条例 じょうれい で特別 とくべつ 職 しょく の秘書 ひしょ をつけることができる(特別 とくべつ 秘書 ひしょ )。
セクレタリとしての秘書 ひしょ [ 編集 へんしゅう ]
外資 がいし 系 けい 企業 きぎょう では秘書 ひしょ はセクレタリと呼 よ ばれる。セクレタリには役員 やくいん を担当 たんとう するエグゼクティブセクレタリ、部課 ぶか 長 ちょう クラスを担当 たんとう するシニアセクレタリ、前記 ぜんき セクレタリを補佐 ほさ するジュニアセクレタリがある。ただしこれは日本語 にほんご の秘書 ひしょ をたんに英語 えいご に戻 もど しただけで、その職務 しょくむ になんら違 ちが いがあるわけではない。
いっぽうで英語 えいご でセクレタリ(secretary)とは、日本語 にほんご の書記 しょき を意味 いみ する。よって事務 じむ を統括 とうかつ するという意味 いみ で単 たん なる仕事場 しごとば の書記 しょき (秘書 ひしょ )のほかに、閣僚 かくりょう 、事務 じむ 局員 きょくいん などの書記官 しょきかん を指 さ したり、法人 ほうじん の書記 しょき 役 やく (secretary) であったり、勅許 ちょっきょ 書記 しょき 士 し (Chartered Secretary) 等 ひとし の法人 ほうじん 総務 そうむ の専門 せんもん 職 しょく であったりなどその意味 いみ の幅 はば は広 ひろ い。また、日本 にっぽん の団体 だんたい の役員 やくいん と同様 どうよう に、委員 いいん 会 かい 等 とう においては会長 かいちょう (Chairperson)や会計 かいけい (Treasury)などと並 なら んで、書記 しょき (Secretary)が選 えら ばれる。さらに米国 べいこく などの外国 がいこく では各省 かくしょう の長官 ちょうかん を指 さ す場合 ばあい に「書記 しょき 長 ちょう 」(secretary)を用 もち いる。これは行政 ぎょうせい における各省 かくしょう の長 ちょう を表 あらわ すからで、国務 こくむ 長官 ちょうかん は the Secretary of State、国防 こくぼう 長官 ちょうかん はthe Secretary of Defenseである。英国 えいこく では大臣 だいじん としてsecretaryとministerの両方 りょうほう を用 もち いる。これを行政 ぎょうせい 事務 じむ の長 ちょう を意味 いみ する。国際 こくさい 連合 れんごう 事務 じむ 総長 そうちょう は Secretary-Generalである。
セクレタリ(secretary)による組織 そしき は、セクレタリアート(Secretariat)と呼 よ ばれるが、国際 こくさい 機関 きかん の場合 ばあい 「事務 じむ 局 きょく 」、大使館 たいしかん ・政党 せいとう などにおいては「書記 しょき 局 きょく 」と訳 やく される、一方 いっぽう 、日本 にっぽん の官庁 かんちょう の「官房 かんぼう 」の定訳 ていやく もSecretariatである。
総務 そうむ (基本 きほん 業務 ぎょうむ )[ 編集 へんしゅう ]
秘書 ひしょ 業務 ぎょうむ の基礎 きそ 的 てき 原則 げんそく としては補佐 ほさ としての役割 やくわり を果 は たすことである。秘書 ひしょ の基本 きほん 的 てき な職務 しょくむ として上司 じょうし の職権 しょっけん を侵害 しんがい しない範囲 はんい 内 ない で職務 しょくむ に専念 せんねん できるように細部 さいぶ に渡 わた って配慮 はいりょ し、また秘密 ひみつ の保全 ほぜん 、周囲 しゅうい との連携 れんけい の強化 きょうか 、職場 しょくば 環境 かんきょう の改善 かいぜん などが含 ふく まれる。秘書 ひしょ 業務 ぎょうむ はその処理 しょり の際 さい に必要 ひつよう となる判断 はんだん から定型 ていけい 業務 ぎょうむ と非 ひ 定型 ていけい 業務 ぎょうむ に大別 たいべつ される。定型 ていけい 業務 ぎょうむ には複写 ふくしゃ 、清書 せいしょ 、清掃 せいそう などの業務 ぎょうむ があり、非 ひ 定型 ていけい 業務 ぎょうむ には企画 きかく 業務 ぎょうむ や管理 かんり 業務 ぎょうむ などが含 ふく まれる。実際 じっさい の秘書 ひしょ 業務 ぎょうむ においてはこれら仕事 しごと の重要 じゅうよう 性 せい から弾力 だんりょく 的 てき に処理 しょり 順序 じゅんじょ を組 く み替 か える判断 はんだん 力 りょく が必要 ひつよう である。また上司 じょうし の行動 こうどう 予定 よてい を把握 はあく してその行動 こうどう に必要 ひつよう な調整 ちょうせい や確認 かくにん などを行 おこな い、突発 とっぱつ 的 てき な予定 よてい の変更 へんこう にも対処 たいしょ する。
文章 ぶんしょう 業務 ぎょうむ [ 編集 へんしゅう ]
組織 そしき の情報 じょうほう は一般 いっぱん に文章 ぶんしょう を媒体 ばいたい としており、秘書 ひしょ 業務 ぎょうむ だけでなく幅広 はばひろ い業務 ぎょうむ で使用 しよう されている。文章 ぶんしょう はメモ、報告 ほうこく 書 しょ 、回覧 かいらん 、通達 つうたつ などを含 ふく む概念 がいねん であるが、ここでは組織 そしき 内部 ないぶ または組織 そしき 間 あいだ において使用 しよう される形式 けいしき 化 か された文章 ぶんしょう を指 さ している。文章 ぶんしょう は通常 つうじょう 、文章 ぶんしょう 作成 さくせい 基準 きじゅん にしたがって作成 さくせい されるものであり、情報 じょうほう 伝達 でんたつ 、意思 いし 決定 けってい などの明確 めいかく な目的 もくてき を持 も っており、しかもその書 か き方 かた が標準 ひょうじゅん 化 か されており、その控 ひか えが残 のこ されているものである。内容 ないよう の正確 せいかく 性 せい や表現 ひょうげん の適切 てきせつ 性 せい 、作成 さくせい の所要 しょよう 時間 じかん が短時間 たんじかん であり、様式 ようしき や用紙 ようし が統一 とういつ 化 か されていれば便利 べんり である。
近年 きんねん のIT技術 ぎじゅつ の進歩 しんぽ によって単純 たんじゅん な文書 ぶんしょ 業務 ぎょうむ は低下 ていか する傾向 けいこう にある一方 いっぽう で、株主 かぶぬし 総会 そうかい の運営 うんえい および企業 きぎょう 統治 とうち の明確 めいかく 化 か 、適正 てきせい 化 か が重要 じゅうよう 性 せい を増 ま しているために、会社 かいしゃ 運営 うんえい に関 かか わる法律 ほうりつ や組織 そしき の内規 ないき や事務 じむ 作業 さぎょう を熟知 じゅくち し、その運営 うんえい の効率 こうりつ 化 か 、適格 てきかく 化 か を図 はか るというより高度 こうど の管理 かんり 能力 のうりょく が求 もと められるようになってきている。
情報 じょうほう 業務 ぎょうむ [ 編集 へんしゅう ]
組織 そしき 体 たい において所要 しょよう の情報 じょうほう を適時 てきじ に取得 しゅとく できるように平時 へいじ から情報 じょうほう を整理 せいり してその所在 しょざい を明確 めいかく 化 か するための業務 ぎょうむ は情報 じょうほう 管理 かんり などと呼 よ ばれるが、秘書 ひしょ 業務 ぎょうむ においては秘書 ひしょ 本来 ほんらい の業務 ぎょうむ に必要 ひつよう な情報 じょうほう 管理 かんり 、上司 じょうし に代行 だいこう して実施 じっし する情報 じょうほう 管理 かんり 、部門 ぶもん 管理 かんり のための情報 じょうほう 管理 かんり に大別 たいべつ される。秘書 ひしょ が行 おこな う情報 じょうほう 業務 ぎょうむ は各種 かくしゅ 情報 じょうほう の調査 ちょうさ 、取得 しゅとく 、分類 ぶんるい 、整理 せいり 、蓄積 ちくせき 、保存 ほぞん 、廃棄 はいき などの一連 いちれん の処理 しょり を含 ふく むものであり、情報 じょうほう 業務 ぎょうむ 用 よう の機器 きき や備品 びひん の管理 かんり まで含 ふく まれる。また機密 きみつ 保持 ほじ は秘書 ひしょ の業務 ぎょうむ における絶対 ぜったい 要項 ようこう である。
接 せっ 遇 ぐう 業務 ぎょうむ は来客 らいきゃく の用件 ようけん を把握 はあく した上 うえ でその目的 もくてき を達成 たっせい するための環境 かんきょう を準備 じゅんび することである。しかし、これが学会 がっかい や会議 かいぎ や会合 かいごう などの運営 うんえい や大 だい 企業 きぎょう における重役 じゅうやく の旅行 りょこう の手続 てつづ きなど、組織 そしき 運営 うんえい における総務 そうむ の重要 じゅうよう 業務 ぎょうむ のひとつである。秘書 ひしょ 業務 ぎょうむ では上司 じょうし への問 と い合 あ わせや来訪 らいほう に適当 てきとう な対処 たいしょ をすることも求 もと められる。接 せっ 遇 ぐう の原則 げんそく としては客 きゃく に対 たい しては友好 ゆうこう 的 てき 、親善 しんぜん 的 てき な態度 たいど で応答 おうとう し、また作法 さほう やマナーを遵守 じゅんしゅ した諸 しょ 動作 どうさ を心 こころ がけ、なおかつ迅速 じんそく かつ正確 せいかく な判断 はんだん によって客 きゃく の用件 ようけん を達成 たっせい することを支援 しえん することにある。接 せっ 遇 ぐう 業務 ぎょうむ においては礼式 れいしき の要領 ようりょう や敬語 けいご の使用 しよう が不可欠 ふかけつ であり、簡潔 かんけつ かつ明快 めいかい な言葉 ことば で応答 おうとう する。この接 せっ 遇 ぐう 業務 ぎょうむ は電話 でんわ 対応 たいおう と来客 らいきゃく 対応 たいおう が含 ふく まれている。
秘書 ひしょ に必要 ひつよう な技能 ぎのう 的 てき 能力 のうりょく として以下 いか が望 のぞ まれる。
書類 しょるい を処理 しょり する能力 のうりょく に優 すぐ れること。
組織 そしき および上司 じょうし の仕事 しごと の熟知 じゅくち あるいは、書類作成 しょるいさくせい における組織 そしき および法的 ほうてき 規約 きやく に精通 せいつう している。
機密 きみつ が保 たも てること。
「秘書 ひしょ の資質 ししつ 」として以下 いか が望 のぞ まれる。
状況 じょうきょう に応 おう じて必要 ひつよう なことを行 おこな う的確 てきかく な判断 はんだん 力 りょく 、大事 だいじ なスケジュールや人 ひと の名前 なまえ を覚 おぼ える記憶 きおく 力 りょく 、多 おお くの仕事 しごと を要領 ようりょう よくこなす行動 こうどう 力 りょく 、次 つぎ の仕事 しごと を先回 さきまわ りして行 おこな う洞察 どうさつ 力 りょく 。
上司 じょうし の人間 にんげん 関係 かんけい をよりよいものに保 たも つ対人 たいじん 関係 かんけい 能力 のうりょく 。
上司 じょうし のよき理解 りかい 者 しゃ であること。上司 じょうし に信頼 しんらい されること。
自分 じぶん の考 かんが えに固執 こしつ せず、上司 じょうし の考 かんが えに従 したが うこと。
みだりに代議士 だいぎし の愚挙 ぐきょ (例 たと えば、私的 してき 旅行 りょこう への随行 ずいこう や無尽 むじん への出席 しゅっせき )に迎合 げいごう しないこと。
人 ひと の世話 せわ やサポートが好 す きなこと。
明 あか るく清潔 せいけつ 感 かん があり、印象 いんしょう がよいこと。
秘書 ひしょ 教育 きょういく は全国 ぜんこく の短大 たんだい や専門 せんもん 学校 がっこう の秘書 ひしょ 科 か 及 およ び医療 いりょう 秘書 ひしょ 科 か 、大学 だいがく 等 とう で行 おこな われているほか、秘書 ひしょ 検定 けんてい という能力 のうりょく 証明 しょうめい のための資格 しかく があり、そのための書籍 しょせき を利用 りよう した独学 どくがく も一般 いっぱん 的 てき である。秘書 ひしょ 検定 けんてい で学 まな ぶ内容 ないよう は秘書 ひしょ 志望 しぼう 者 しゃ だけではなく一般 いっぱん 事務職 じむしょく にも共通 きょうつう して役 やく に立 た つ内容 ないよう であるため、秘書 ひしょ 検定 けんてい 2級 きゅう 、3級 きゅう では学生 がくせい の受験 じゅけん 者 しゃ の方 ほう が多 おお い。日本 にっぽん 秘書 ひしょ 教育 きょういく 学会 がっかい では研究 けんきゅう 大会 たいかい を開催 かいさい しているほか、秘書 ひしょ 教育 きょういく 研究 けんきゅう 誌 し を発行 はっこう している。
秘書 ひしょ として仕事 しごと を行 おこな う際 さい に、資格 しかく や免許 めんきょ は不要 ふよう である。経験 けいけん 不問 ふもん の求人 きゅうじん も多 おお い。
ただしイギリス などでは公開 こうかい 会社 かいしゃ (public company) の書記 しょき 役 やく (company secretary) に選任 せんにん されうる資格 しかく の一 ひと つに、勅許 ちょっきょ 書記 しょき 士 し 管理 かんり 士 し 協会 きょうかい (the Institute of Chartered Secretaries and Administrators) の会員 かいいん 資格 しかく がある。
秘書 ひしょ の能力 のうりょく 向上 こうじょう と専門 せんもん 性 せい 確立 かくりつ のため、以下 いか が行 おこな われている。
財団 ざいだん 法人 ほうじん 実務 じつむ 技能 ぎのう 検定 けんてい 協会 きょうかい 秘書 ひしょ 技能 ぎのう 検定 けんてい (秘書 ひしょ 検定 けんてい 、3級 きゅう ~準 じゅん 1級 きゅう 、1級 きゅう 。試験 しけん は年 とし 3回 かい 、全国 ぜんこく 都道府県 とどうふけん で実施 じっし 。3級 きゅう 、2級 きゅう はペーパーテスト、準 じゅん 1級 きゅう と1級 きゅう はペーパーテストと実技 じつぎ 試験 しけん 。合格 ごうかく ラインは理論 りろん 領域 りょういき と実技 じつぎ 領域 りょういき の両方 りょうほう が60%以上 いじょう 。)
社団 しゃだん 法人 ほうじん 日本 にっぽん 秘書 ひしょ 協会 きょうかい CBS(国際 こくさい 秘書 ひしょ )検定 けんてい (準 じゅん CBS認定 にんてい 、CBS認定 にんてい 。ペーパーテストと日 にち 英語 えいご による面接 めんせつ )
米国 べいこく IAAP公認 こうにん 米国 べいこく 秘書 ひしょ 検定 けんてい (CPS)
医療 いりょう 秘書 ひしょ 教育 きょういく 全国 ぜんこく 協議 きょうぎ 会 かい 医療 いりょう 秘書 ひしょ 技能 ぎのう 検定 けんてい
内閣 ないかく 総理 そうり 大臣 だいじん の秘書 ひしょ [ 編集 へんしゅう ]
その他 た 政治 せいじ 家 か 秘書 ひしょ [ 編集 へんしゅう ]
アメリカ では1952年 ねん に秘書 ひしょ 協会 きょうかい (IAAP)が2000年 ねん まで4月 がつ の第 だい 4週 しゅう を秘書 ひしょ 週間 しゅうかん と定 さだ め、その週 しゅう の水曜日 すいようび を「Secretaries Day」秘書 ひしょ の日 ひ とした。しかしそれ以降 いこう は「Administrative Professionals Day」・「総務 そうむ 専門 せんもん 家 か の日 ひ 」に改名 かいめい されている。また日本語 にほんご では秘書 ひしょ 協会 きょうかい と訳 やく されているが、実際 じっさい は総務 そうむ 専門 せんもん 家 か 協会 きょうかい となっている。本 ほん 記事 きじ でのべた秘書 ひしょ の役割 やくわり の時代 じだい による移行 いこう を反映 はんえい しての改名 かいめい である。
日本 にっぽん の公職 こうしょく 選挙 せんきょ 法 ほう の連座 れんざ 制 せい 適応 てきおう における秘書 ひしょ は「公職 こうしょく の候補者 こうほしゃ 等 とう に使用 しよう される者 しゃ で当該 とうがい 公職 こうしょく の候補者 こうほしゃ 等 とう の政治 せいじ 活動 かつどう を補佐 ほさ するもの」と定義 ていぎ し、「公職 こうしょく の候補者 こうほしゃ 等 とう の秘書 ひしょ という名称 めいしょう を使用 しよう する者 もの 」だけでなく「秘書 ひしょ に類似 るいじ する名称 めいしょう を使用 しよう する者 もの について、当該 とうがい 公職 こうしょく の候補者 こうほしゃ 等 とう がこれらの名称 めいしょう の使用 しよう を承諾 しょうだく し又 また は容認 ようにん している場合 ばあい には、当該 とうがい 名称 めいしょう を使用 しよう する者 もの 」も対象 たいしょう としている。1997年 ねん 11月17日 にち の最高裁 さいこうさい 判決 はんけつ は「秘書 ひしょ に該当 がいとう するというためには、単 たん に当該 とうがい 候補者 こうほしゃ 等 とう の政治 せいじ 活動 かつどう を補佐 ほさ するというだけでは足 た り、その重要 じゅうよう 部分 ぶぶん を補佐 ほさ しており、かつ、右 みぎ 補佐 ほさ の対象 たいしょう が選挙 せんきょ 運動 うんどう とは区別 くべつ される政治 せいじ 活動 かつどう であることを要 よう すると限定 げんてい 解釈 かいしゃく するべきではない」としている。
日本 にっぽん の公職 こうしょく にある者 もの 等 とう のあっせん行為 こうい による利得 りとく 等 とう の処罰 しょばつ に関 かん する法律 ほうりつ における国会 こっかい 議員 ぎいん 私設 しせつ 秘書 ひしょ は「衆議院 しゅうぎいん 議員 ぎいん 又 また は参議院 さんぎいん 議員 ぎいん に使用 しよう される者 しゃ で当該 とうがい 衆議院 しゅうぎいん 議員 ぎいん 又 また は当該 とうがい 参議院 さんぎいん 議員 ぎいん の政治 せいじ 活動 かつどう を補佐 ほさ するもの」と定義 ていぎ している。
ヘビクイワシ はSecretarybirdとも呼 よ ばれるが、「書記官 しょきかん 鳥 とり 」と和訳 わやく されることが多 おお い。
全国 ぜんこく 短期大学 たんきだいがく 秘書 ひしょ 教育 きょういく 協会 きょうかい 編 へん 『秘書 ひしょ 実務 じつむ 』紀伊国屋 きのくにや 書店 しょてん 、昭和 しょうわ 63年 ねん
雇用 こよう
雇用 こよう 関係 かんけい
労働 ろうどう 政策 せいさく 労働 ろうどう 市場 いちば
訓練 くんれん ・教育 きょういく
カテゴリ