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秘書ひしょ

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秘書ひしょ(ひしょ)とは、上司じょうしまわりの世話せわメール電話でんわ応対おうたい来客らいきゃくせっぐうスケジュール管理かんり書類しょるい原稿げんこう作成さくせいなどの仕事しごと職務しょくむ職業しょくぎょう。またそれをおこなひと

日本にっぽんでは、アシスタントと英訳えいやくされるのが適当てきとうである場合ばあいおおい。セクレタリー(Secretary)も秘書ひしょ和訳わやくされているが、これは取締役とりしまりやくクラスを意味いみするため、事務じむ局長きょくちょうなど実体じったいわせ和訳わやく注意ちゅうい必要ひつようである。コミュニケーションも必要ひつようである。

歴史れきし[編集へんしゅう]

秘書ひしょ」という単語たんごは、中国ちゅうごくからふるくにあらわれており、たとえばさんこく時代じだいしょくには「秘書ひしょれい」、たかしには「秘書ひしょかん中国語ちゅうごくごばん」という役職やくしょくがあり、九品くほんかんじんほうにおいてしたがえさんひん位置いちした。郤正などが任命にんめいされている。

現代げんだいにおける「秘書ひしょ」の直接ちょくせつちは、欧米おうべいとくに英語えいごの Secretary である。これはもともとラテン語らてんごの secernere(分別ふんべつする・区別くべつする)から派生はせいしたかたりであり、これが分別ふんべつされるもの、特別とくべつ機密きみつあつかいされるものという意味いみわり、これから中世ちゅうせい王侯おうこう貴族きぞくだい富豪ふごうだい僧侶そうりょ連絡れんらく文書ぶんしょなどの機密きみつあつか書記しょきを「秘書ひしょ」とぶようになった。このため、「秘書ひしょ」という職種しょくしゅ近代きんだいまでは権力けんりょくしゃ側近そっきん書記しょきという意味いみがあり、一般いっぱん事務じむいん(Clerk)あるいは書記しょき(Scrivener)とは区別くべつされる存在そんざいであった。現在げんざい政府せいふ省庁しょうちょうちょう書記しょきちょう(Secretary)とばれるのも、元々もともと王国おうこく執政しっせい国王こくおう所帯じょたい延長えんちょうであり、国王こくおう補佐ほさかんである Secretary が「大臣だいじん」と同義どうぎであったからである。またこのため、欧米おうべいで Secretary とのつく政府せいふ高官こうかん職位しょくい大統領だいとうりょう業務ぎょうむ従属じゅうぞくする地位ちいであることが示唆しさされる。

同様どうよう事情じじょうは、ヨーロッパのみならず、世界せかい各地かくちられた。日本にっぽん朝廷ちょうていにおいても蔵人くろうど武家ぶけ社会しゃかいにおいては右筆ゆうひつなどが、側近そっきんにありつつ、文書ぶんしょ管理かんりおこなうという職務しょくむもとづく特別とくべつ地位ちいめた。

中世ちゅうせいヨーロッパにおいて、権力けんりょくしゃ文書ぶんしょのやりりは複数ふくすう言語げんごおよび共通きょうつう使つかわれた(れい国際こくさい外交がいこうフランス語ふらんすごカトリックにおいてはラテン語らてんご、など)。執政しっせいしゃ領地りょうち言語げんご理解りかいしていない場合ばあいがあるほか、法令ほうれい契約けいやく文書ぶんしょとうにおいてはローマほうひとし教養きょうようもとめられるなど、これらの権力けんりょくしゃ書記しょきである秘書ひしょ相当そうとう教養きょうよう要求ようきゅうされた。

ところが近代きんだいにおいてだい企業きぎょう発達はったつすると、事務じむ処理しょり標準ひょうじゅんがおこり中間ちゅうかん管理かんりしょく(Manager)が多数たすう出現しゅつげんするとともに、これらの下位かい管理かんりしょく書記しょきも「秘書ひしょ」とばれるようになる。この段階だんかいにおいて「機密きみつ文書ぶんしょ」をあつか特別とくべつ書記しょきという限定げんていうしなわれる。その1880年代ねんだいタイプライター発明はつめいにより、書類しょるい生産せいさん作業さぎょう単純たんじゅん労働ろうどうされる。つまり上司じょうし口頭こうとう指示しじ速記そっききとめ、これをタイプライターで活字かつじしたあとこれに上司じょうしとおしてサインするという手順てじゅん確立かくりつする。さらにはテレックスの発明はつめいにより膨大ぼうだい文書ぶんしょ活字かつじ瞬時しゅんじ伝達でんたつされる段階だんかいになると、組織そしき巨大きょだいおよび書類しょるい量産りょうさん相乗そうじょう効果こうか促進そくしんされ、この過程かてい文書ぶんしょ処理しょり標準ひょうじゅんされる。これを反映はんえいしてまた文章ぶんしょうりょく、タイプライターの早打はやうちや速記そっきなどの(単純たんじゅん技能ぎのうてき側面そくめん強調きょうちょうされるようになり、以前いぜんの「権力けんりょくしゃ書記しょき」という意味いみからさらにかけはなれていくようになる。

政府せいふ企業きぎょうなどの機構きこう組織そしきてき肥大ひだいするとともに、増加ぞうかするなかあいだ管理かんりしょくをサポートする職種しょくしゅとして専属せんぞくてき女性じょせいが「秘書ひしょ」として多量たりょうやとわれるようになり、だい大戦たいせんこう一般いっぱんてきに「秘書ひしょ」といえば管理かんりしょくの(女性じょせい)アシスタントという意味いみ世界せかいてき認識にんしきされるようになる。またこれらのなかあいだ管理かんりしょくのアシスタントを「秘書ひしょ」とづけたのは原意げんい威光いこうをかりた職種しょくしゅのはくけのような意味いみがあった一方いっぽうで、管理かんりしょくへの出世しゅっせ女性じょせいざされていた時代じだいでは「秘書ひしょ」への就職しゅうしょくは「出世しゅっせ」と理解りかいされていた。

日本にっぽんにおいては「秘書ひしょ」という職種しょくしゅ近代きんだい企業きぎょう機構きこう一緒いっしょ欧米おうべいから輸入ゆにゅうされたため、元々もともと秘書ひしょ意味いみ近代きんだい秘書ひしょ意味いみ翻訳ほんやくにおいて分離ぶんりする必要ひつようしょうじた。このため Secretary Of Defence は国防こくぼう長官ちょうかん、Secretary-General of the United Nations は国連こくれん事務じむ総長そうちょう、General Secretary of the Communist Party of the Soviet Union はソ連それん共産党きょうさんとう書記しょきちょう、そののSecretary は秘書官ひしょかん書記しょきちょう事務じむ長官ちょうかんなどとやくけられている。なお、日本にっぽん内閣ないかく官房かんぼう長官ちょうかん公式こうしき英訳えいやくめいは、Chief Cabinet Secretary である。一方いっぽう政治せいじおよび企業きぎょう役員やくいん秘書ひしょにおいてのみ原意げんいでの秘書ひしょ健在けんざいである。

さらに現代げんだいにおいては、電気でんき電算でんさんおよび通信つうしん技術ぎじゅつ革新かくしんとくワープロ代表だいひょうされる文書ぶんしょ生産せいさんソフトや業務ぎょうむようのソフトウェア、テレックス、ファックスインターネットメールなどの出現しゅつげんによって、速筆そくひつやタイピングなどの技能ぎのう重要じゅうようせいいちじるしく低下ていかしており、下位かい管理かんりしょく従属じゅうぞくする秘書ひしょ必要ひつようせい消滅しょうめつしてきている反面はんめん以前いぜんのように政治せいじ企業きぎょう役員やくいん書類しょるいめんその事務じむ補佐ほさおこなうという意味いみでの書記しょきが「Executive Assistant」などと名称めいしょうえて復活ふっかつしてきている。

業務ぎょうむ[編集へんしゅう]

秘書ひしょ仕事しごとは、コピーとう簡単かんたん事務じむ補助ほじょおこなうものから、議員ぎいん名代なだいとして政策せいさく立案りつあん資金しきんあつめをおこなうような業務ぎょうむまで幅広はばひろい。業務ぎょうむへのかかわりかたによって以下いかのようにおおまかにけられるが、てはまらない場合ばあいすくなくない。

書記しょきちょうがた
特定とくてい機構きこうの(書類しょるいめん)での最高さいこう責任せきにんしゃとして活躍かつやくする役職やくしょく。President(英語えいごでは大統領だいとうりょう社長しゃちょうなどの)の補佐ほさかんであるとの意味いみがあるが、組織そしき構造こうぞうあるいは規約きやくによっては国政こくせいれいソ連それん)あるいは組織そしきれい国連こくれん)のちょうとなる。また委員いいんかいでの書記しょきちょう英語えいごではSecretaryと記述きじゅつされる。
書記しょきがた
総務そうむ専門せんもんしょくである。勅許ちょっきょ書記しょき (Chartered Secretary) は、専門せんもんしょくなかでも独特どくとく幅広はばひろ技能ぎのう基盤きばんとする高位こうい専門せんもんしょくである。会社かいしゃほうひとし法人ほうじん関係かんけい法令ほうれい財務ざいむ企業きぎょう統治とうち会社かいしゃ書記しょきやく (company secretary) 職務しょくむ経営けいえい熟知じゅくちしており、事業じぎょう経営けいえい企業きぎょう統治とうち法令ほうれい遵守じゅんしゅかんする中立ちゅうりつてき助言じょげんおこなう。法人ほうじん内部ないぶにおいては、法人ほうじん登記とうき管理かんりや、社員しゃいん総会そうかいまた株主かぶぬし総会そうかい理事りじかいまた取締役とりしまりやくかい運営うんえい決議けつぎおよ合意ごうい文書ぶんしょ議事ぎじろく管理かんり法人ほうじん文書ぶんしょ書類しょるい管理かんりなど、法人ほうじん総務そうむ運営うんえいたずさわる。普通ふつう会議かいぎ運営うんえいため旅費りょひ調整ちょうせいなどその職務しょくむ範囲はんいひろい。イギリス株式会社かぶしきがいしゃなどでは、法務ほうむ弁護士べんごし財務ざいむ会計士かいけいし総務そうむ書記しょきによって運営うんえいされる。
直接ちょくせつ補佐ほさがた
担当たんとうする上司じょうしおよび組織そしき本来ほんらい業務ぎょうむ直接ちょくせつ補佐ほさし、企画きかく立案りつあん調査ちょうさ交渉こうしょうなどの業務ぎょうむおこなう。議員ぎいん秘書ひしょ社長しゃちょう室長しつちょうのような存在そんざいがこれにあたる。
間接かんせつ補佐ほさがた
担当たんとうする上司じょうし本来ほんらい業務ぎょうむには直接ちょくせつかかわらず、文書ぶんしょ作成さくせいやスケジュール管理かんりとう上司じょうしでなくてもできる仕事しごとおこなう。最近さいきんでは、ワープロの普及ふきゅうともに、文書ぶんしょ作成さくせい技能ぎのう専門せんもんせい消失しょうしつした。

位置付いちづけとしては、政府せいふしょうちょうちょうとして特定とくてい組織そしきの(書記しょきちょうである場合ばあいや、英国えいこく会社かいしゃ米国べいこく法人ほうじん書記しょきやく (secretary) である場合ばあい勅許ちょっきょ書記しょき (Chartered Secretary) のように法人ほうじん総務そうむ専門せんもんしょくである場合ばあいなどから、特定とくてい上司じょうし専属せんぞく個人こじん秘書ひしょ秘書ひしょぞくしチームで上司じょうし補佐ほさする秘書ひしょ、ラインのなか本来ほんらい業務ぎょうむとも秘書ひしょ業務ぎょうむおこな兼務けんむ秘書ひしょ、チーム・プロジェクト・研究けんきゅうしつ部課ぶか全体ぜんたいくグループ秘書ひしょといった形態けいたいがある。

日本にっぽん労働ろうどう基準きじゅんほうにおいては、「機密きみつ事務じむあつかもの」にはどうほうさだめる労働ろうどう時間じかん規制きせい適用てきようされないとされ(労働ろうどう基準きじゅんほうだい41じょう2ごう)、この「機密きみつ事務じむあつかもの」に該当がいとうするものとして秘書ひしょ例示れいじされている(昭和しょうわ22ねん9がつ13にちはつもと17ごう)。もっとも職制しょくせいじょう秘書ひしょ」とされているもの全員ぜんいんがこれに該当がいとうするわけでなく、職務しょくむ管理かんり監督かんとくしゃ活動かつどう一体いったい不可分ふかぶんであり、厳格げんかく労働ろうどう時間じかん管理かんりになじまないものについてのみ該当がいとうする。したがって、たん補助ほじょてき業務ぎょうむのみに従事じゅうじしている秘書ひしょはこれに該当がいとうしない。

日本にっぽんにおける秘書ひしょ種類しゅるい[編集へんしゅう]

役員やくいん秘書ひしょ
企業きぎょう団体だんたいとう経営けいえいしゃ役員やくいん補佐ほさする個人こじん秘書ひしょ、あるいは担当たんとうするグループ秘書ひしょ一般いっぱんてき秘書ひしょというとこの役員やくいん秘書ひしょす。専門せんもんしょく採用さいよう秘書ひしょ業務ぎょうむ以外いがい業務ぎょうむおこなわない専従せんじゅうがたと、入社にゅうしゃ秘書ひしょとして配属はいぞくされる場合ばあいがある。派遣はけん社員しゃいん場合ばあいおおい。秘書ひしょあるいは秘書ひしょしつ所属しょぞく担当たんとう役員やくいん場合ばあいと、所属しょぞくするライン秘書ひしょ場合ばあいがある。担当たんとう役員やくいんまわりの世話せわ来客らいきゃくせっぐう、スケジュールやメールの管理かんり会議かいぎ出張しゅっちょう準備じゅんび文書ぶんしょ作成さくせい慶弔けいちょう、パーティーの準備じゅんび出席しゅっせきといった業務ぎょうむおこなう。高齢こうれい経営けいえいしゃ重労働じゅうろうどう経営けいえいしゃおおいため、健康けんこう管理かんり重要じゅうようである。秘書ひしょでは、会社かいしゃ広報こうほう株主かぶぬし総会そうかい準備じゅんび担当たんとうする。
学者がくしゃ秘書ひしょ
大学だいがく教授きょうじゅ研究けんきゅう機関きかん研究けんきゅうしゃ補佐ほさする秘書ひしょ個人こじん秘書ひしょ場合ばあい研究けんきゅうしつづけ秘書ひしょ場合ばあいがある。通常つうじょう研究けんきゅう雇用こようされ、研究けんきゅうしゃまわりの世話せわ事務じむけい雑務ざつむ研究けんきゅう資金しきん公募こうぼ書類しょるい準備じゅんびとうおこなう。職務しょくむ内容ないようやとわれる研究けんきゅうしゃ研究けんきゅうしつによってかなりのがあり、実験じっけん助手じょしゅ実験じっけんデータの整理せいり学会がっかいでの講演こうえん資料しりょう作成さくせいといった研究けんきゅう補助ほじょ業務ぎょうむおこな場合ばあいから、書類しょるい整理せいり電話でんわ対応たいおうなどの簡単かんたん事務じむ補佐ほさである場合ばあいもあり、その業務ぎょうむ内容ないよう雇用こようぬしなにもとめているかに左右さゆうされる。研究けんきゅうしつづけ場合ばあい研究けんきゅうしゃ学生がくせい相談そうだん相手あいて研究けんきゅうしつ宴会えんかい段取だんどりをする場合ばあいもある。海外かいがい大学だいがくからのビジターに対応たいおうしたり、英語えいごによる学会がっかい発表はっぴょう準備じゅんびをするための英語えいごりょくは、あれば重宝ちょうほうされるが、雇用こようぬし秘書ひしょにどんな業務ぎょうむもとめているかによるところがおおきい。
芸術げいじゅつ建築けんちくとう秘書ひしょ
芸術げいじゅつ建築けんちくひとし専門せんもんてき職業しょくぎょう補佐ほさする秘書ひしょ。このような専門せんもんてき職業しょくぎょう個人こじん経営けいえいであるため、事務じむてきあるいは専門せんもんてき補佐ほさくわえて、経理けいりやプロモーションといった経営けいえいてき側面そくめんになう。
医療いりょう秘書ひしょ
病院びょういんちょう医局いきょく看護かんご部長ぶちょうとう補佐ほさする秘書ひしょ医師いし診療しんりょうスケジュールの管理かんり出張しゅっちょう会議かいぎ学会がっかいとう準備じゅんびくわえ、診療しんりょう報酬ほうしゅう明細めいさいしょ作成さくせい受付うけつけ会計かいけいといった医療いりょう事務じむおこな場合ばあいもある。医療いりょう秘書ひしょ技能ぎのう検定けんていがある。
弁護士べんごし秘書ひしょ
法律ほうりつ事務所じむしょにおいて弁護士べんごし職務しょくむ補佐ほさし、内部ないぶてきまたは対外たいがいてき事務じむ処理しょりおこなう。だい規模きぼ事務所じむしょにおいては、法律ほうりつかんする事務じむ判例はんれい調査ちょうさ契約けいやくしょ作成さくせい債権さいけん調査ちょうさなど)をおこなパラリーガルとは完全かんぜん区別くべつされる。この区別くべつがされない場合ばあいには、「事務じむいん」とぶのが一般いっぱんてきである。
プロジェクト秘書ひしょ
特定とくていのプロジェクトの秘書ひしょ。プロジェクトリーダーを補佐ほさし、事務じむきょくとしての役割やくわりたす。
議員ぎいん秘書ひしょ
国会こっかい議員ぎいん補佐ほさをするスタッフの総称そうしょう議員ぎいん秘書ひしょには私設しせつ秘書ひしょ公設こうせつ秘書ひしょ政策せいさく秘書ひしょさん種類しゅるいある。公設こうせつ秘書ひしょ2めい政策せいさく秘書ひしょ1めいまでが公費こうひにより任用にんようされる(国会こっかいほうだい132じょう)。これ以外いがいの、議員ぎいん私費しひにより雇用こようされる秘書ひしょは、私設しせつ秘書ひしょばれる。
2めい公設こうせつ秘書ひしょには任用にんよう資格しかくについて制限せいげんはないが、政策せいさく秘書ひしょ国会こっかい議員ぎいん政策せいさく担当たんとう秘書ひしょ資格しかく試験しけんとう実施じっし規程きていだい30じょうにより「資格しかく試験しけん合格ごうかくしゃ登録とうろく簿または審査しんさ認定にんていしゃ登録とうろく簿登録とうろくされたものなかから採用さいよう」するものとされている。政策せいさく担当たんとう秘書ひしょは、国会こっかい改革かいかく一環いっかんとして政策せいさく立案りつあん立法りっぽう調査ちょうさ機能きのうたかめるために平成へいせい5ねん1993ねん創設そうせつされたが、十分じゅうぶん機能きのうしているとはがた秘書ひしょ給与きゅうよ詐欺さぎ流用りゅうよう事件じけん温床おんしょうともなっている。
政府せいふ高官こうかん秘書ひしょ
内閣ないかく総理そうり大臣だいじんおよ国務大臣こくむだいじんひとしには、秘書官ひしょかんといわれる特別とくべつしょく国家こっか公務員こうむいんがつく。
地方ちほう公共こうきょう団体だんたい役員やくいん秘書ひしょ
地方ちほう公共こうきょう団体だんたいなが議会ぎかい議長ぎちょう、その地方ちほう公共こうきょう団体だんたい機関きかんちょうには条例じょうれい特別とくべつしょく秘書ひしょをつけることができる(特別とくべつ秘書ひしょ)。

セクレタリとしての秘書ひしょ[編集へんしゅう]

外資がいしけい企業きぎょうでは秘書ひしょはセクレタリとばれる。セクレタリには役員やくいん担当たんとうするエグゼクティブセクレタリ、部課ぶかちょうクラスを担当たんとうするシニアセクレタリ、前記ぜんきセクレタリを補佐ほさするジュニアセクレタリがある。ただしこれは日本語にほんご秘書ひしょをたんに英語えいごもどしただけで、その職務しょくむになんらちがいがあるわけではない。

いっぽうで英語えいごでセクレタリ(secretary)とは、日本語にほんご書記しょき意味いみする。よって事務じむ統括とうかつするという意味いみたんなる仕事場しごとば書記しょき秘書ひしょ)のほかに、閣僚かくりょう事務じむ局員きょくいんなどの書記官しょきかんしたり、法人ほうじん書記しょきやく (secretary) であったり、勅許ちょっきょ書記しょき (Chartered Secretary) ひとし法人ほうじん総務そうむ専門せんもんしょくであったりなどその意味いみはばひろい。また、日本にっぽん団体だんたい役員やくいん同様どうように、委員いいんかいとうにおいては会長かいちょう(Chairperson)や会計かいけい(Treasury)などとならんで、書記しょき(Secretary)がえらばれる。さらに米国べいこくなどの外国がいこくでは各省かくしょう長官ちょうかん場合ばあいに「書記しょきちょう」(secretary)をもちいる。これは行政ぎょうせいにおける各省かくしょうちょうあらわすからで、国務こくむ長官ちょうかんは the Secretary of State、国防こくぼう長官ちょうかんはthe Secretary of Defenseである。英国えいこくでは大臣だいじんとしてsecretaryとministerの両方りょうほうもちいる。これを行政ぎょうせい事務じむちょう意味いみする。国際こくさい連合れんごう事務じむ総長そうちょうは Secretary-Generalである。

セクレタリ(secretary)による組織そしきは、セクレタリアート(Secretariat)とばれるが、国際こくさい機関きかん場合ばあい事務じむきょく」、大使館たいしかん政党せいとうなどにおいては「書記しょききょく」とやくされる、一方いっぽう日本にっぽん官庁かんちょうの「官房かんぼう」の定訳ていやくもSecretariatである。

秘書ひしょ業務ぎょうむ[編集へんしゅう]

総務そうむ基本きほん業務ぎょうむ[編集へんしゅう]

秘書ひしょ業務ぎょうむ基礎きそてき原則げんそくとしては補佐ほさとしての役割やくわりたすことである。秘書ひしょ基本きほんてき職務しょくむとして上司じょうし職権しょっけん侵害しんがいしない範囲はんいない職務しょくむ専念せんねんできるように細部さいぶわたって配慮はいりょし、また秘密ひみつ保全ほぜん周囲しゅういとの連携れんけい強化きょうか職場しょくば環境かんきょう改善かいぜんなどがふくまれる。秘書ひしょ業務ぎょうむはその処理しょりさい必要ひつようとなる判断はんだんから定型ていけい業務ぎょうむ定型ていけい業務ぎょうむ大別たいべつされる。定型ていけい業務ぎょうむには複写ふくしゃ清書せいしょ清掃せいそうなどの業務ぎょうむがあり、定型ていけい業務ぎょうむには企画きかく業務ぎょうむ管理かんり業務ぎょうむなどがふくまれる。実際じっさい秘書ひしょ業務ぎょうむにおいてはこれら仕事しごと重要じゅうようせいから弾力だんりょくてき処理しょり順序じゅんじょえる判断はんだんりょく必要ひつようである。また上司じょうし行動こうどう予定よてい把握はあくしてその行動こうどう必要ひつよう調整ちょうせい確認かくにんなどをおこない、突発とっぱつてき予定よてい変更へんこうにも対処たいしょする。

文章ぶんしょう業務ぎょうむ[編集へんしゅう]

組織そしき情報じょうほう一般いっぱん文章ぶんしょう媒体ばいたいとしており、秘書ひしょ業務ぎょうむだけでなく幅広はばひろ業務ぎょうむ使用しようされている。文章ぶんしょうはメモ、報告ほうこくしょ回覧かいらん通達つうたつなどをふく概念がいねんであるが、ここでは組織そしき内部ないぶまたは組織そしきあいだにおいて使用しようされる形式けいしきされた文章ぶんしょうしている。文章ぶんしょう通常つうじょう文章ぶんしょう作成さくせい基準きじゅんにしたがって作成さくせいされるものであり、情報じょうほう伝達でんたつ意思いし決定けっていなどの明確めいかく目的もくてきっており、しかもそのかた標準ひょうじゅんされており、そのひかえがのこされているものである。内容ないよう正確せいかくせい表現ひょうげん適切てきせつせい作成さくせい所要しょよう時間じかん短時間たんじかんであり、様式ようしき用紙ようし統一とういつされていれば便利べんりである。

近年きんねんのIT技術ぎじゅつ進歩しんぽによって単純たんじゅん文書ぶんしょ業務ぎょうむ低下ていかする傾向けいこうにある一方いっぽうで、株主かぶぬし総会そうかい運営うんえいおよび企業きぎょう統治とうち明確めいかく適正てきせい重要じゅうようせいしているために、会社かいしゃ運営うんえいかかわる法律ほうりつ組織そしき内規ないき事務じむ作業さぎょう熟知じゅくちし、その運営うんえい効率こうりつ適格てきかくはかるというより高度こうど管理かんり能力のうりょくもとめられるようになってきている。

情報じょうほう業務ぎょうむ[編集へんしゅう]

組織そしきたいにおいて所要しょよう情報じょうほう適時てきじ取得しゅとくできるように平時へいじから情報じょうほう整理せいりしてその所在しょざい明確めいかくするための業務ぎょうむ情報じょうほう管理かんりなどとばれるが、秘書ひしょ業務ぎょうむにおいては秘書ひしょ本来ほんらい業務ぎょうむ必要ひつよう情報じょうほう管理かんり上司じょうし代行だいこうして実施じっしする情報じょうほう管理かんり部門ぶもん管理かんりのための情報じょうほう管理かんり大別たいべつされる。秘書ひしょおこな情報じょうほう業務ぎょうむ各種かくしゅ情報じょうほう調査ちょうさ取得しゅとく分類ぶんるい整理せいり蓄積ちくせき保存ほぞん廃棄はいきなどの一連いちれん処理しょりふくむものであり、情報じょうほう業務ぎょうむよう機器きき備品びひん管理かんりまでふくまれる。また機密きみつ保持ほじ秘書ひしょ業務ぎょうむにおける絶対ぜったい要項ようこうである。

せっぐう業務ぎょうむ[編集へんしゅう]

せっぐう業務ぎょうむ来客らいきゃく用件ようけん把握はあくしたうえでその目的もくてき達成たっせいするための環境かんきょう準備じゅんびすることである。しかし、これが学会がっかい会議かいぎ会合かいごうなどの運営うんえいだい企業きぎょうにおける重役じゅうやく旅行りょこう手続てつづきなど、組織そしき運営うんえいにおける総務そうむ重要じゅうよう業務ぎょうむのひとつである。秘書ひしょ業務ぎょうむでは上司じょうしへのわせや来訪らいほう適当てきとう対処たいしょをすることももとめられる。せっぐう原則げんそくとしてはきゃくたいしては友好ゆうこうてき親善しんぜんてき態度たいど応答おうとうし、また作法さほうやマナーを遵守じゅんしゅしたしょ動作どうさこころがけ、なおかつ迅速じんそくかつ正確せいかく判断はんだんによってきゃく用件ようけん達成たっせいすることを支援しえんすることにある。せっぐう業務ぎょうむにおいては礼式れいしき要領ようりょう敬語けいご使用しよう不可欠ふかけつであり、簡潔かんけつかつ明快めいかい言葉ことば応答おうとうする。このせっぐう業務ぎょうむ電話でんわ対応たいおう来客らいきゃく対応たいおうふくまれている。

秘書ひしょ資質ししつ[編集へんしゅう]

秘書ひしょ必要ひつよう技能ぎのうてき能力のうりょくとして以下いかのぞまれる。
  • 書類しょるい処理しょりする能力のうりょくすぐれること。
  • 組織そしきおよび上司じょうし仕事しごと熟知じゅくちあるいは、書類作成しょるいさくせいにおける組織そしきおよび法的ほうてき規約きやく精通せいつうしている。
  • 機密きみつたもてること。
秘書ひしょ資質ししつ」として以下いかのぞまれる。
  • 状況じょうきょうおうじて必要ひつようなことをおこな的確てきかく判断はんだんりょく大事だいじなスケジュールやひと名前なまえおぼえる記憶きおくりょくおおくの仕事しごと要領ようりょうよくこなす行動こうどうりょくつぎ仕事しごと先回さきまわりしておこな洞察どうさつりょく
  • 上司じょうし人間にんげん関係かんけいをよりよいものにたも対人たいじん関係かんけい能力のうりょく
  • 上司じょうしのよき理解りかいしゃであること。上司じょうし信頼しんらいされること。
  • 自分じぶんかんがえに固執こしつせず、上司じょうしかんがえにしたがうこと。
  • みだりに代議士だいぎし愚挙ぐきょたとえば、私的してき旅行りょこうへの随行ずいこう無尽むじんへの出席しゅっせき)に迎合げいごうしないこと。
  • ひと世話せわやサポートがきなこと。
  • あかるく清潔せいけつかんがあり、印象いんしょうがよいこと。

秘書ひしょ教育きょういく[編集へんしゅう]

秘書ひしょ教育きょういく全国ぜんこく短大たんだい専門せんもん学校がっこう秘書ひしょおよ医療いりょう秘書ひしょ大学だいがくとうおこなわれているほか、秘書ひしょ検定けんていという能力のうりょく証明しょうめいのための資格しかくがあり、そのための書籍しょせき利用りようした独学どくがく一般いっぱんてきである。秘書ひしょ検定けんていまな内容ないよう秘書ひしょ志望しぼうしゃだけではなく一般いっぱん事務職じむしょくにも共通きょうつうしてやく内容ないようであるため、秘書ひしょ検定けんてい2きゅう、3きゅうでは学生がくせい受験じゅけんしゃほうおおい。日本にっぽん秘書ひしょ教育きょういく学会がっかいでは研究けんきゅう大会たいかい開催かいさいしているほか、秘書ひしょ教育きょういく研究けんきゅう発行はっこうしている。

資格しかく[編集へんしゅう]

秘書ひしょとして仕事しごとおこなさいに、資格しかく免許めんきょ不要ふようである。経験けいけん不問ふもん求人きゅうじんおおい。 ただしイギリスなどでは公開こうかい会社かいしゃ (public company) 書記しょきやく (company secretary) 選任せんにんされうる資格しかくひとつに、勅許ちょっきょ書記しょき管理かんり協会きょうかい (the Institute of Chartered Secretaries and Administrators)会員かいいん資格しかくがある。

秘書ひしょ能力のうりょく向上こうじょう専門せんもんせい確立かくりつのため、以下いかおこなわれている。

  • 財団ざいだん法人ほうじん実務じつむ技能ぎのう検定けんてい協会きょうかい 秘書ひしょ技能ぎのう検定けんてい秘書ひしょ検定けんてい、3きゅうじゅん1きゅう、1きゅう試験しけんとし3かい全国ぜんこく都道府県とどうふけん実施じっし。3きゅう、2きゅうはペーパーテスト、じゅん1きゅうと1きゅうはペーパーテストと実技じつぎ試験しけん合格ごうかくラインは理論りろん領域りょういき実技じつぎ領域りょういき両方りょうほうが60%以上いじょう。)
  • 社団しゃだん法人ほうじん日本にっぽん秘書ひしょ協会きょうかい CBS(国際こくさい秘書ひしょ検定けんていじゅんCBS認定にんてい、CBS認定にんてい。ペーパーテストとにち英語えいごによる面接めんせつ
  • 米国べいこくIAAP公認こうにん 米国べいこく秘書ひしょ検定けんてい (CPS)
  • 医療いりょう秘書ひしょ教育きょういく全国ぜんこく協議きょうぎかい 医療いりょう秘書ひしょ技能ぎのう検定けんてい

著名ちょめい秘書ひしょ[編集へんしゅう]

内閣ないかく総理そうり大臣だいじん秘書ひしょ[編集へんしゅう]

その政治せいじ秘書ひしょ[編集へんしゅう]

その秘書ひしょ[編集へんしゅう]

その[編集へんしゅう]

  • アメリカでは1952ねん秘書ひしょ協会きょうかい(IAAP)が2000ねんまで4がつだい4しゅう秘書ひしょ週間しゅうかんさだめ、そのしゅう水曜日すいようびを「Secretaries Day」秘書ひしょとした。しかしそれ以降いこうは「Administrative Professionals Day」・「総務そうむ専門せんもん」に改名かいめいされている。また日本語にほんごでは秘書ひしょ協会きょうかいやくされているが、実際じっさい総務そうむ専門せんもん協会きょうかいとなっている。ほん記事きじでのべた秘書ひしょ役割やくわり時代じだいによる移行いこう反映はんえいしての改名かいめいである。
  • 日本にっぽん公職こうしょく選挙せんきょほう連座れんざせい適応てきおうにおける秘書ひしょは「公職こうしょく候補者こうほしゃとう使用しようされるしゃ当該とうがい公職こうしょく候補者こうほしゃとう政治せいじ活動かつどう補佐ほさするもの」と定義ていぎし、「公職こうしょく候補者こうほしゃとう秘書ひしょという名称めいしょう使用しようするもの」だけでなく「秘書ひしょ類似るいじする名称めいしょう使用しようするものについて、当該とうがい公職こうしょく候補者こうほしゃとうがこれらの名称めいしょう使用しよう承諾しょうだくまた容認ようにんしている場合ばあいには、当該とうがい名称めいしょう使用しようするもの」も対象たいしょうとしている。1997ねん11月17にち最高裁さいこうさい判決はんけつは「秘書ひしょ該当がいとうするというためには、たん当該とうがい候補者こうほしゃとう政治せいじ活動かつどう補佐ほさするというだけではり、その重要じゅうよう部分ぶぶん補佐ほさしており、かつ、みぎ補佐ほさ対象たいしょう選挙せんきょ運動うんどうとは区別くべつされる政治せいじ活動かつどうであることをようすると限定げんてい解釈かいしゃくするべきではない」としている。
  • 日本にっぽん公職こうしょくにあるものとうのあっせん行為こういによる利得りとくとう処罰しょばつかんする法律ほうりつにおける国会こっかい議員ぎいん私設しせつ秘書ひしょは「衆議院しゅうぎいん議員ぎいんまた参議院さんぎいん議員ぎいん使用しようされるしゃ当該とうがい衆議院しゅうぎいん議員ぎいんまた当該とうがい参議院さんぎいん議員ぎいん政治せいじ活動かつどう補佐ほさするもの」と定義ていぎしている。
  • ヘビクイワシはSecretarybirdともばれるが、「書記官しょきかんとり」と和訳わやくされることがおおい。

参考さんこう文献ぶんけん[編集へんしゅう]

  • 全国ぜんこく短期大学たんきだいがく秘書ひしょ教育きょういく協会きょうかいへん秘書ひしょ実務じつむ紀伊国屋きのくにや書店しょてん昭和しょうわ63ねん

関連かんれん項目こうもく[編集へんしゅう]